Une session dans GesCOF correspond à une action de formation. Elle est liée à un et un seul produit de formation. Elle est construite à partir :

• d'un et un seul produit de formation,
• d'un et un seul lieu,
• d'un ou plusieurs intervenants,
• d'un client (en INTRA) ou plusieurs clients (en INTER),
• d'un ou plusieurs stagiaires
• d'un ou plusieurs financeurs (OPCA par exemple),
• d'un ou plusieurs produits hors-formation (qui peuvent s'apparenter à un revenu annexe, tel la vente de méthodes, ou de charges, tels des frais de déplacement).

Une session INTER dans GesCOF est une session dans laquelle les participants proviennent de plusieurs entreprises ou établissements.

Une session INTRA dans GesCOF est une session dans laquelle les participants proviennent d'une seule entreprise ou établissement.

Le client d'une session est la personne physique ou morale, issue du fichier Clients, sur laquelle le stagiaire est rattaché.

Le financeur d'une session est l'entité qui sera facturée, issue du fichier Clients ou OPCA. Le client peut être lui-même financeur.

Il y a deux types de financements dans une session :

• le financement du produit de formation,
• le financement du ou des produit hors-formation (c'est-à-dire les revenus annexes).

Vous devez obligatoirement saisir :

• la période (dates de début et de fin obligatoire)
• le produit de formation
• le client (INTRA uniquement)
• le lieu de formation

• les intervenants
• Le planning
• Les participants
• Les financements
• Les charges ou revenus supplémentaires

Indiquez les dates de début et de fin de la formation (qui correspondent respectivement au 1er et dernier jours).

Après avoir saisi les dates, un numéro est affecté automatiquement à la session. Ce numéro est unique et permet d’identifier la session.

Il est composé de la façon suivant :

• le premier chiffre correspond à l'année : 12
• les quatre chiffres qui suivent correspondent au numéro de la session dans l'année : 0015
• La lettre correspond au dédoublement de la session : A

Cliquez sur la flèche bleue pour choisir un produit.

La session hérite des informations générales du produit :

• La durée
• Le libellé
• Le programme
• Le coût
• Le responsable (associé à la famille du produit)
• L'assistant (associé à la famille du produit)

Cliquez sur le bouton pour choisir un fichier correspondant à votre programme de formation.

Le bouton permet de visualiser le fichier.

Choisissez le type de session qu'il convient : INTER (par défaut) ou INTRA.

En cliquant sur le bouton INTRA, la zone présentée ci-dessous s'affiche.

1. sélectionnez le client,
2. sélectionnez contact principal (si celui par défaut ne convient pas).

Les autres champs :

1. Cliquez sur la flèche bleue .
2. Si le lieu n'existe pas, cliquez sur .

Les autres options :

Bouton	Description
	Ouvre la fiche du lieu pour la mettre à jour.
	Afficher le lieu sur Mappy® ou crée un itinéraire sur Viamichelin®.

Un tableau affichant des données d'effectifs et financiers de la session est présent dans chaque session.

Cliquez sur la flèche dans l'angle supérieur gauche du tableau pour effectuer les calculs.

Le responsable du produit est la personne a la responsabilité commerciale de la session.

L’assistant est la personne qui a la responsabilité administrative de la session.

Il s'agit du motif régit par la Direction du Travail et de la Formation Professionnelle.

Utilisé avec le module optionnel des évaluations.

Cette partie est réservée aux utilisateurs de Mig@l. Elle permet la publication d'une session sur Internet pour permettre aux clients de s'y inscrire.

• S'il s'agit d'une formation continue, sélectionnez FC (valeur par défaut).
• S'il s'agit d'une formation initiale, sélectionnez FI.

Permet d'insérer un code pour une établir une liaison vers un logiciel tiers.

Pour de la formation imputable au bilan pédagogique, vous devez choisir entre ces trois options :

• Nom propre : vous organisez et réalisez la formation,
• Sous-traité : vous organisez la formation et sous-traitez la réalisation,
• sous-traitance : vous dispensez la formation pour le compte d'un autre organisme de formation.

Le choix dépend donc du type de ressources (ressource interne ou ressource externe) pour l'organisation et la réalisation de la formation. Le tableau ci-dessous récapitule les cas possibles :

L'option Hors Bilan Pédago. est utilisée pour des sessions non imputables au bilan.

Les sessions ont deux états :

• prévisionnel : seules les conventions peuvent être imprimées.
• confirmé : l'ensemble des documents est disponible.

Par défaut les sessions sont créées en l'état prévisionnel. Elles sont confirmées lorsque :

• l'effectif minimum est atteint ou dépassé,
• ou en cliquant sur le bouton Confirmée.

Notez dans ce cadre des observations sur la session.

Chaque session dispose de six voyants indiquant l'état d'impression :

1. de la convention,
2. de la convocation,
3. de la feuille d'émargement,
4. de l'attestation,
5. de la convocation de l'intervenant,
6. du contrat de prestation de l'intervenant.

Lorsqu'un document est imprimé ou envoyé par email à tous les participants, le voyant correspondant devient vert.

Cinq états de session existent. La couleur du voyant correspond à un état de la session.

Voyant	Etat de la session
Gris	Session à venir.
Rouge	Session en cours.
Jaune	Session terminée non facturée.
Vert	Session soldée (facturée).
Noir	Session annulée.

Détail des fonctions liées au suivi des documents (menu Suivi) :

Détail des outils disponible pour une session :