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Table des matières

Les intervenants d'une session

Pour chaque session, un ou plusieurs intervenants sont affectés.

Sélection des intervenants

Les intervenants se saisissent de façon linéaire : une ligne par intervenant.

  1. Cliquez sur pour ouvrir la liste des intervenants.
  2. Double-cliquez sur la ligne correspondant à l'intervenant.
  3. Ré-itérer l'opération sur une nouvelle ligne pour saisir un nouvel intervenant.

Sélectionnez des intervenants en fonction de leur situation proximité :

Dans la liste des intervenants, il est possible de filtrer par compétence et par proximité géographique du lieu de la formation.

Générez un planning automatique :

Pour chaque intervenant, vous pouvez générer un planning automatique en cliquant sur la baguette magique .

Vous pouvez choisir :

  • Option 1 : de planifier par récurrence hebdomadaire (par exemple tous les mercredis)
  • Option 2 : de répartir toutes ces heures sur la 1ère et la dernière journée
  • Option 3 : de répartir les heures avec une journée par mois

tip

Coût de l'intervention

Informations tarifaires

Les informations tarifaires affichées sont héritées de la fiche de l'intervenant. Il est possible de les modifier pour la session uniquement, c'est-à-dire sans impacter les autres sessions.

Tarif de l'intervenant

Vous devez enregistrez le tarif selon le statut de l'intervenant :

  • prestataire : renseignez le champ Coût revient / J
  • vacataire : renseignez le champ CDD - Brut / H

Si votre intervenant est vacataire, la case Interv. CDD est cochée. Cette information provient de la fiche de l'intervenant.

Option Multi-tarif : Si l'intervenant a plusieurs tarifs (le paramètre MULTITARIFSINTERVENANT doit être activé), vous devez cliquer sur pour choisir le tarif a associer à la session.

Option Tarif / Stagiaire :

En activant le paramètre TARIFINTERVENANTPARSTAGIAIRE, vous pourrez remplacer le coût horaire par un coût par stagiaire dans les sessions. Vous pouvez enregistrer un coût par stagiaire par défaut dans le champ Heure dans Coûts F. Directs de la fiche de l'intervenant.

Frais d'intervention

Pour les intervenants permanents ou vacataires, nous vous conseillons de saisir les frais dans les charges de la session afin de pouvoir réaliser des statistiques de vos frais.

Nom du champ Description
Frais Dépl. /J Frais de déplacement par journée.
1/2 J Frais de déplacement par demi-journée.
Frais Sup. Frais supplémentaires globaux (sur toute la durée de l'intervention).
Frais Hotel / J Frais d'hébergement par journée.
Frais Loc. / J Frais de location de véhicule par jour.

Détermination des journées et demi-journées:
GesCOF détermine une journée entière sur la base de la durée légale de travail, soit 7h. Une journée de moins de 7h est considérée comme demi-journée.

Si l'intervenant facture plus de jours que l'intervention elle-même (temps de déplacement par exemple), il est possible de noter le nombre de jours supplémentaires dans le champ Nb Jours P.

La zone Observation Frais Sup. permet de détailler les frais de l'intervenant.

Facturation de l'intervenant

Ce chapitre ne concerne que les prestataires.

Le champ Coût Total Intervenant doit refléter le montant facturé par l'intervenant.

Lorsque l'intervenant vous transmet sa facture, vous pouvez indiquer le numéro dans le champ N° Pièce Comptable et cocher la case Fact OK.

Durée de l'intervention

La durée de l'intervention, exprimée en jours et en heure, est calculée à partir du planning.

Nom du champ Description
Nb Jours Nombre de jours facturé pour un intervenant externe.
Nb Heures Nombre d'heures facturée pour un vacataire.
Date Convoc.Date de convocation apparaissant sur la convocation de l'intervenant.
Heure Convoc.Heure de convocation apparaissant sur la convocation de l'intervenant.

Vous ne devriez pas modifier ces informations dans cet écran car elles doivent rester cohérentes avec le planning de l'intervenant.

Gestion du contrat de prestation

GesCOF vous permet d'imprimer le contrat de prestation.

L'onglet Contrat permet d'ajouter une observation s'affichant sur le contrat.

Les boutons Proposé permet d'envoyer une proposition dans l'espace web du formateur (option Facett). Il peut alors refuser ou accepter la proposition.

le champ Copie Contrat permet de faire un lien vers le fichier du contrat. Le bouton permet de sélectionne le fichier. Le bouton permet de le visualiser.

Barre d'outils

Bouton Description
Envoi par email une confirmation d'intervention.
Ajoute le produit en compétence de l'intervenant.