Table des matières
Fusion Word avancée
Préambule
Ce module de fusion permet de générer des documents Word® ou des courriels directement depuis GesCOF. Se basant sur les fonctionnalités de publipostage dans Word®, ce module permet de créer tout type de document ainsi que les corps de courriels.
Connaissances nécessaires : pour utiliser cet outil, l'utilisateur doit avoir des connaissances approfondie sur le publipostage dans Word®. Par ailleurs, une formation est à envisager. Contactez DEFI Informatique.
Pré-requis
- une licence Microsoft Word® est nécessaire sur le poste de l'utilisateur.
Pour les utilisateurs en SaaS, Word® doit être installé sur le serveur. - une imprimante virtuelle PDF doit être installée (par exemple PDFCreator)
Modèles prédéfinis
Nous mettons à votre disposition des modèles de documents.
Nous vous conseillons de les télécharger. Vous pouvez les utiliser tels quels, les modifier à votre convenance ou les dupliquer afin de créer vos propres modèles à partir de ceux existants.
Pour les mettre en place, utilisez une des méthodes suivantes :
Installation automatique en R: (standard)
- Ouvrez l'écran de paramétrage des documents de fusion (menu Fichiers puis Documents de fusion Word avancée)
- Cliquez sur le bouton Créer Modèles
- Votre navigateur s'ouvre et le téléchargement démarre (si un message s'affiche, autorisez le téléchargement)
- Exécutez le fichier téléchargé ( votre antivirus pourrait vous alerter, veuillez alors accepter l'exécution du fichier)
- Cliquez sur le bouton Décompresser
- Une fois l'opération terminée, cliquez sur Fermer (vous pouvez alors supprimer le fichier téléchargé)
- Les documents sont prêts à être utilisé
Installation manuelle
- Lancez le téléchargement en cliquant sur le lien suivant : http://www.defi-informatique.fr/ftp/GESCOF/ModeleFusionAvancee.exe (si un message s'affiche, autorisez le téléchargement)
- Exécutez le fichier téléchargé ( votre antivirus pourrait vous alerter, veuillez alors accepter l'exécution du fichier)
- Renseignez le chemin d'enregistrement des fichiers puis cliquez sur Décompresser
- Une fois l'opération terminée, cliquez sur Fermer (vous pouvez alors supprimer le fichier téléchargé)
- Dans GesCOF, ouvrez l'écran de paramétrage des documents de fusion (menu Fichiers puis Documents de fusion Word avancée)
- Modifiez la valeur du champ Nom fichier Word Modèle afin de faire correspondre le chemin des fichiers (par défaut dans R:) à votre environnement.
Fonctionnement
Description des champs
Informations générales
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Libellé | Libellé du document |
| Requête | Requête à exécuter. La requête dépend du document souhaité. |
| Objet du document | SessionsPart = document de session / Commercial = document commercial |
| Nom Fichier Word Modèle | Nom du fichier Word (.doc ou .docx) servant de modèle. Cliquez sur le bouton  pour rechercher le fichier. Cliquez sur le bouton  pour ouvrir le fichier. |
| Type Document | Précise l'utilisation du document (voir chapitre suivant) |
| Portée Document | La portée est fonction du type de document ou de l'utilisation (voir ci-après) |
| Générer le planning | Cochez lorsque le document affiche le planning de la session et les dates spécifiques |
| Générer les absences | Cochez lorsque le document affiche les absences des participants |
| Générer les financements | Cochez lorsque le document affiche des informations sur le financement de la session |
| Générer les évaluations | Cochez lorsque le document affiche les résultats des évaluations des stagiaires |
| Gérer les conditions | Cochez lorsque le document contient des conditions d'affichage |
| Nom Fichier Modèle Fusion | Nom du fichier Excel pour la fusion (sert uniquement à la création du modèle). Cliquez sur le bouton  pour créer le fichier. Cliquez sur le bouton pour utiliser un fichier déjà existant. |
| Nom du signet | Pour les sous-documents, renseignez le nom du signet utilisé dans le document principal pour afficher le sous-document |
| Condition liaison signet | Pour les sous-documents, renseignez la condition de jointure entre la requête du document principal et celle du sous-document. Cliquez sur le bouton  |
| Nbre exemplaires imp | Valeur par défaut du nombre d'impression lors de l'impression directe (sans aperçu) du document |
| Fonction à lancer | Traitement associé au document. Contactez DEFI Informatique pour la mise en place |
| Nom Fichier Généré | Nom du fichier. Vous pouvez mélanger des valeurs fixes avec des valeurs dynamiques entre crochées. Par exemple “Attestation [NomParticipant]” générera un fichier intitulé “Attestation DESCHAMPS.docx” |
| Chemin cible pour génération | Chemin d'enregistrement du document. Vous pouvez mélanger des valeurs fixes avec des valeurs dynamiques entre crochets. Par exemple “R:\Documents\[Annee]\[NumSession]” enregistrera le document dans le chemin “R:\Documents\2014\140015A”. Par défaut, la valeur est [CheminMailFax]\[NumSessioj]\[NumClient] |
| Observations | Zone de texte libre permettant de préciser le contenu du document |
Uniquement pour les courriels
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Sujet mail associé | Nom du document de type “SujetMail” utilisé pour l'envoi par courriel. Le document doit contenir une seule ligne de texte correspondant à l'objet du courriel. |
| Corps mail associé | Nom du document de type “CorpsMail” utilisé pour l'envoi par courriel. Le document doit contenir |
| Joindre le programme | Permet d'associer automatiquement le programme de la session à l'envoi |
| Joindre plan | Permet d'associer automatiquement le plan d'accès du lieu à l'envoi |
| Fichiers à joindre | Permet d'associer le fichier (saisir le chemin complet) à l'envoi Pour associer plusieurs fichiers, séparez les chemins par un point-virgule) |
Portée des documents
Pour pouvoir générer les documents, GesCOF a besoin d'en connaître leur portée. Cela peut avoir une influence sur les données à afficher et sur le nombre de documents à générer.
| Type de portée | Description |
|---|---|
| individuel | Un document par participant (exemple attestation de présence individuelle) |
| collectif | Un document par client (exemple attestation de présence collective) |
| session | Un document pour toute la session (par exemple feuilles de présence) |
| convention | Un document par convention (regroupement utilisé pour les conventions) |
Détail des requêtes
La requête contient les données à afficher. Le document détermine donc la requête à utiliser.
Requêtes destinées aux documents principaux :
| Requête | Données affichées |
|---|---|
| WFSession | Données de base la session |
| WFClient | Données de la session, du lieu de la formation, du client, du financement du client, du centre de formation |
| WFStagiaire | Données du stagiaire, du client, de la session, du lieu, du financement du stagiaire, du centre de formation |
Requêtes destinées aux sous-documents :
| Requête | Données affichées |
|---|---|
| WFDatesSession | Données des dates de la session |
| WFSousDocStagiairesClientSession | Données des stagiaires du client |
| WFSOUSDOCAbsencesStagiare | Données des absences des stagiaires |
| WFTableauFi | Données des conventions avec les financements |
| WFTableauCondPaiementClient | Données des conditions de paiement des financements |
| WFIntervenant | Données de la session, du lieu, de l'intervenant, du client, du centre de formation |
Détail des types de document
Word
Ce type permet de créer un document Word® pour l'impression ou la mise en pièce jointe dans un courriel (au format PDF)
WordSousDocument
Ce type permet d'insérer le contenu d'une requête différente du document principal auquel il est rattaché (document de type Word).
Par exemple pour insérer un tableau de financement (requête WFTableauFi) dans un document client (requête WFClient).
Vous devez obligatoirement mentionner :
- le nom du signet utilisé dans le document principal permettant de faire référence à ce sous-document. Le sous-document s'affichera dans le document principal à la place du signet.
- la condition de liaison du signet précisant à GesCOF les critères de correspondance entre les deux requêtes.
CorpsMail
Ce type permet de créer un document qui servira de modèle pour la création de courriel.
SujetMail
Ce type permet de créer un document qui servira de modèle pour l'objet de courriel.
Détail des chemins
Il est possible de personnaliser les chemins d'enregistrement des documents. Les valeur entre crochets correspondent à des valeurs dynamiques, c'est-à-dire des valeurs générées automatiquement. Vous pouvez utiliser une des valeurs suivantes :
| Libellé | Description |
|---|---|
| CheminMailFax | Chemin correspondant au paramètre CHEMINMAILFAX (menu Fichiers puis paramètres) |
| CheminFactures | Chemin correspondant au paramètre CHEMINFACTURE (menu Fichiers puis paramètres) |
| Agence | Libellé de l'agence en cours |
| Departement | Département du produit de la session |
| Famille | Famille du produit de la session |
| CodeProduit | Code du produit de la session |
| NumSession | Numéro de la session |
| LibelleStage | Libellé de la session |
| DateDebutSession | Date de début de la session |
| NumClient | Numéro du client |
| RaisonSociale | Raison sociale ou nom du client |
| Annee | Année en cours |
| Date | Date du jour |
| DateH | Date et heure du jour |
Création de documents
Création d'un document simple / principal
Par précaution, nous vous conseillons de créer une sauvegarde de vos modèles de documents. Vous vous préserverez d'une suppression ou d'un écrasement malencontreux.
- Créez un document vierge Word® (doc ou docx) sur le réseau (par exemple
R:\Fusion\monDocument.docx) - Dans GesCOF, ouvrez le menu Fichiers puis Documents Fusion Word avancée, puis créez un nouvel enregistrement
- Renseignez le libellé, la requête, l'objet du document
- Cochez la case Document collectif s'il s'agit d'un document pour l'ensemble des stagiaires d'un client
- Cochez les options nécessaires à l'élaboration du document
- dans le champ Type de document, sélectionnez Word
- dans le champ Nom Fichier Word Modèle, renseignez le nom du fichier Word (cliquez sur le bouton)
- dans le champ Nom Fichier Modèle Fusion, renseignez le nom du fichier de fusion (par exemple
C:\GesCOF7\fusion.xls). Il n'est pas nécessaire que le fichier existe, il sera créé par la suite - Cliquez sur le bouton pour générer les fichiers Excel®
- Cliquez sur le bouton pour ouvrir le document Word® (dans l'exemple
R:\Fusion\monDocument.docx) - Dans Word®, dans les options de publipostage, connectez le fichier Excel® (dans l'exemple
C:\GesCOF7\fusion.xls) Référez-vous à la notice d'utilisation de Word® - Tapez votre document et insérez les champs de fusions
Création d'un document complexe (avec sous-requête)
- Créez le document principal (document de type Word) à l'aide des indications précédentes
- Créez un second document vierge sous Word® sur le réseau (par exemple
R:\Fusion\monSousDocument.docx) - Reprenez la procédure de création d'un document principal à partir de l'étape 2. A l'étape 6, dans le champ Type de document, sélectionnez WordSousDocument
- dans le champ Condition liaison signet vous devez renseigner les critères de jointure entre la requête du document principal et la requête du sous-document. Aidez vous de l'assistant en cliquant sur
- dans le champ Nom du signet, renseignez le nom du signet qui sert à indiquer l'emplacement du sous-document dans le document principal (par exemple
monSousDocument). Un nom de signet ne doit pas contenir d'espace - Une fois le sous-document créé, ouvrez le document principal et placez le signet correspondant au sous-document (par exemple
monSousDocument). GesCOF remplacera le signet par le contenu du sous-document.
Création d'un courriel
Il est possible d'envoyer les documents par courriel. Ces derniers s'enregistrent en pièces jointes du courriel au format PDF.
Vous avez la possibilité de personnaliser le courriel sur le principe de la fusion avec Word®. Pour cela, vous devez utiliser deux documents : un pour l'objet, un autre pour le corps du courriel.
Objet du courriel
Suivez les étapes de création d'un document simple. A l'étape 6, dans le champ Type de document, sélectionnez SujetMail.
Corps du courriel
Suivez les étapes de création d'un document simple. A l'étape 6, dans le champ Type de document, sélectionnez CorpsMail.
Pour insérer des images vous devez utiliser la fonction “Lier” de Word.
L'image ne doit pas être enregistrée en local mais sur un dossier réseau (par exemple dans R:\Fusion).
Génération de documents
Pour générer les documents, utilisez :
- la centrale d'impression depuis une session
- l'assistant Mailfax depuis le module commercial
Dû au pilotage de Word®, la génération des documents prend du temps (plusieurs secondes par page). Aussi, nous vous invitons à patienter.
Dû au pilotage de l'imprimante virtuelle pour générer les PDF, nous vous recommandons de ne pas imprimer depuis une autre application lorsque la génération des documents est en cours.
