Le bilan pédagogique et financier

GesCOF vous aide à remplir votre déclaration du bilan pédagogique et financier qui doit être remise avant le 30 avril de chaque année à la Direccte.

La notice suivante vous guide dans les éléments à vérifier pour bien préparer votre bilan pédagogique et financier : Bien préparer son BPF

Si vous souhaitez plus de détail, l'article ci-après vous explique quelles sont les implications de GesCOF sur le bilan pédagogique et financier. Il détaille chaque cadre de chaque page du bilan.

Le Cerfa 10443 du Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Santé et sa notice explicative sont accessibles en ligne depuis le site du gouvernement.

GesCOF calcule les éléments nécessaire à l'élaboration du bilan pédagogique et financier.

Le module “Bilan pédagogique et financier” se situe dans le module additionnel de GesCOF. Pour le démarrer, ouvrez le menu Pilotage financier puis Aide au bilan pédagogique (module 2)

Une fois dans le module additionnel ouvert, ouvrez le menu Pilotage financier puis Bilan pédagogique.

Deux aides vous sont proposées :

• Aide au bilan pédagogique - page 1 et 2 : affiche les résultats consolidés dans un document
• Aide au bilan pédagogique - export Excel : affiche les résultats dans un classeur Excel®

Pour effectuer les calculs et les ventilations, GesCOF s'appuie sur les données suivantes :

Statuts des participants :

Dans l'écran Participants de chaque session, chaque participant est associé à un statut. Ce statut est déterminant dans la ventilation des heures et montants financés.

Les statuts sont configurés à partir de l'écran d'accueil (menu GesCOF > Fichiers/Listes > Statuts > Statuts stagiaires). Vous devez les configurer en fonction de votre public et en faisait correspondre les entrées Origine financeur et Type stagiaire en adéquation avec les attentes du bilan pédagogique et financier.

Ventilations possibles des statuts des participants :

Clients individuels (particuliers) :

Dans la fiche d'un client, le champ Type fact doit avoir la valeur “Particulier” lorsque les clients sont des particuliers. Dans tous les autres cas, laissez la valeur par défaut sur “Entreprise HT”.

OPCA :

Les OPCA (et uniquement les OPCA) doivent être enregistrés dans le fichier des OPCA.

Financeurs spécifiques :

Les financeurs spécifiques du BPF (conseil régional, Etat, instance européenne, Pôle Emploi, autre) doivent être identifiés.

Dans la fiche client du financeur, le champ Catégorisation doit avoir l'une des cinq propositions :

Statut des intervenants :

Dans la fiche d'un intervenant, onglet Tarifs/Statut, vous définissez l'un des trois statuts :

• permanent = salarié interne en CDI
• vacataire = salarié interne en CDD
• Sous-traitant = intervenant non salarié de votre centre

Type d'action défini dans la session :

Dans la fiche d'une session, onglet Classification Bilan, vous définissez l'une des trois situations :

• Nom propre = la formation est réalisée pour votre propre compte (que l'intervenant soit interne ou externe)
• sous-traité = la formation est confiée à un autre organisme de formation (dans la fiche de l'organisme, le numéro d'agrément de formation doit être renseigné)
• sous-traitance = la formation est réalisée pour le compte d'un autre organisme de formation
• hors-bilan = retire la formation du bilan pédagogique et financier

Planning des sessions :

Pour le calcul des heures, c'est le planning de chaque session (étape 2 - Dates (planning)) ou les plannings spécifiques des participants qui sont utilisés.

Absences des participants :

Seules les absences non facturables sont décomptées des heures stagiaires. Les absences facturables sont comptabilisées en heures de présence.

Niveau de formation :

Le niveau de formation est renseigné dans les produits puis reporté sur chaque participant dans les sessions.

Le paramètre BPNIVEAUFORMATIONPRODUIT détermine si GesCOF doit prendre en compte le niveau :

• uniquement associés aux produits
• uniquement associés aux participants des sessions

Lorsque la date de début ou de fin de calcul est à cheval sur une session, GesCOF calcule de la façon suivante :

• Le nombre d'heures au réel en fonction du planning,
• Les montants financés au prorata des heures consommées.

Exemple :
Une session de 29 heures sur 5 jours, pour un financement de 1000 €, est découpée de la façon suivante :

Le suivi journalier (menu Statistiques, puis Suivi Journalier puis Période Départements/Familles) vous permet de connaître le détail des calculs de GesCOF et d'identifier des éventuelles sessions en erreur.

Vérifiez les colonnes :

• H. Pers : nombre d'heures stagiaires
• CA Facturé : factures générées depuis la session
• Financé : montant total financé (comprenant produit de formation et produits complémentaires)
• Réalisé : montant réalisé sur la période, c'est-à-dire montant financé au prorata des heures réalisées sur la période de calcul.

Cette liste de cas n'est pas exhaustive.

• Le nombre d'heures ne correspond pas à la valeur attendue

Vérifiez vos plannings et les dates spécifiques des participants. Attention aux dates hors-bornes (dates en dehors de la période).

• Le montant facturé ne correspond pas au montant attendu

Il peut s'agir d'une session dédoublée sur laquelle tout a été facturé sur la session A.

Il peut s'agir d'une facture directe rattachée à une session. Les factures directes ne peuvent pas rentrer dans les calculs car elles n'ont pas été rattachées aux participants

• Le montant réalisé est différent du montant financé

Cela est normal dans le cas d'une session à cheval sur la période de calcul (une partie de la session n'est pas dans la période de calcul).

Dans les autres cas, cela met en évidence une incohérence entre la durée de la session et le planning.

• Des sessions ne sont pas présentes dans le listings

Soit les sessions n'ont pas été confirmées (elles sont restées à l'état prévisionnel), soit le produit n'a été associé à aucune famille.

• Les montants ne sont pas ventilés dans les bons types de financeurs

Hormis les OPCA qui sont spécifiquement dans le fichier des OPCA, tous les autres financeurs doivent être enregistrés dans le fichier des clients. Si le financeur est organisme public spécifique au bilan (Etat, Pôle Emploi, Région) vous devez le précisez dans le champ “Type payeur” (onglet “Champs spécifiques 3”).

A remplir par vos soins.

A remplir par vos soins.

1. Produits provenant des entreprises

• Le financeur doit être enregistré dans les clients

2. Produits provenant des OPCA

• Le financeur doit être enregistré dans les OPCA
• L'origine financeur du statut du stagiaire doit être :

3. Produits provenant des fonds d'assurance formation de non-salariés

• Le financeur doit être un fond d'assurance (FAF-PM, FIF-PL …) enregistré dans les Clients
• L'origine financeur du statut du stagiaire doit être Travailleur Non Salarié

4. des pouvoirs publics pour la formation de leurs agents

• Le financeur doit être enregistré dans les clients
• L'origine financeur du statut du stagiaire doit être Agent des Pouvoirs Publics

5 à 9. des pouvoirs publics pour la formation de publics spécifiques

• Le financeur doit être enregistré dans les clients
• La catégorie d'organisme (Instance européenne, Etat, Conseil régional, Pole Emploi ou Autre Ressource publique) doit être mentionnée dans le champ Catégorisation de la fiche client
• L'origine financeur du statut du stagiaire doit être Pouvoirs Publics : Publics Spécifiques

10. de contrats conclus avec des personnes à titre individuel et à leurs frais

• Le financeur doit être enregistré dans les clients
• Le statut de particulier doit être mentionné dans le champ Type fact de la fiche client
• L'origine financeur du statut du stagiaire doit être Particulier à ses frais

11. de contrats conclus avec d’autres organismes de formation

• La session que vous réalisez pour le compte d'un autre organisme de formation doit avoir l'option sous-traitance (onglet “Classification bilan”) sélectionnée.

12. Produits résultant de la vente d’outils pédagogiques

Cette partie prend en compte :

• Les produits hors-formations renseignés dans la partie 4- Charges / Revenus de la session. Le montant pris en compte correspond au prix de vente du produit. Il est indispensable de mentionner un financeur associé au produit hors-formation
• Les factures directes (c'est la date de facturation qui est prise en compte)

A saisir par vos soins.

La ventilation dépend de l'enregistrement de l'intervenant :

Personnes de votre organismes :

• case Permament, vacataire (onglet “Statut”)
• ou case sous-traitant (onglet “Statut”) et case N° Formation vide (onglet “Administratif”)

Personnes extérieures à votre organisme :

• case Sous-traitant (onglet “Statut”) et case N° Formation remplie (onglet administratif“)

Dans le bilan pédagogique, uniquement les sessions réalisée en nom propre sont concernée (onglet “Classification bilan” des sessions).

a. Pour les salariés bénéficiant d’un financement par l’employeur, par un OPCA ou un OPACIF :

• le statut stagiaire est Salarié

b. Pour les personnes en recherche d’emploi bénéficiant d’un financement public

• le statut stagiaire est Demandeur d'emploi
• le financeur est enregistré dans les clients

c.Pour les personnes en recherche d’emploi bénéficiant d’un financement OPCA

• le statut stagiaire est Demandeur d'emploi
• le financeur est enregistré dans les OPCA

d. Pour les particuliers à leurs propres frais

• le statut stagiaire est Particulier à ses frais

e. Pour les autres stagiaires

• le statut stagiaire est Autres

a. Formés par votre organisme pour son propre compte

• la session doit avoir l'option Nom propre sélectionnée

b. Formés par votre organisme pour le compte d’un autre organisme

• Pour tous les stagiaires de la session : la session doit avoir l'option Sous-traitance sélectionnée (onglet “Classification bilan”)
• pour certains stagiaires de la session : les stagiaires provenant d'une activité de sous-traitance doivent avoir un niveau STR (écran “Participants” de la session)

a. Niveau = I à V

b. Niveau = CQP

c. Niveau = IX et catégorie produit (écran “Données complémentaires” du produit) est CACES ou Habilitation élec

d. Niveau = IX

e. Niveau = BC

f. Niveau = VAE

La spécialité est enregistrée dans la fiche du produit.

• La valeur est liée à la deuxième ligne du cadre E