Questions fréquentes - FAQ

• Nos techniciens installent généralement votre GesCOF sur un lecteur R:

• En essayant d'ouvrir GesCOF, vous avez un message qui s'affiche “GesCOF n'accède pas au fichier des sociétés”.

Cela signifie que votre GesCOF ne trouve pas le lecteur R:, soit celui-ci est bien connecté et il suffit de cliquer dessus pour “l'activer”. Soit il est accompagné d'une croix rouge et vous ne pouvez pas vous connecter. Il faut alors voir avec votre service informatique pour qu'ils vous redonnent l'accès au lecteur R:

• Vous avez des mémos dans GesCOF et vous voulez les supprimer :

Il faut aller dans le lecteur R:, ouvrir le fichier “Mémo.txt” et supprimer la ligne du mémo, toute entière ET le saut de ligne. Ensuite, vous enregistrez et il n'apparaîtra plus dans votre GesCOF.

• Je souhaite rajouter un nouvel utilisateur sur Gescof :

Dans le menu « Fichier » et « Utilisateurs », il suffit de rajouter la personne et de lui mettre ses initiales et mot de passe pour qu’elle puisse se connecter à GESCOF.

• Pour toutes modifications de documents (Ajout de phrases, changement de place de certaines informations…), il faut créer un ticket :

Menu « ? » et choisir « Mes demandes hotlines (ticket) ».

• Je souhaite extraire la liste de tous les mots de passe internet de mes clients :

Dans le menu « Modules » et « Export/Import de données complet », il faut choisir l'export des clients/opca et l'une des colonnes (AZ) comporte le mot de passe internet de chaque client.

• J'ai mal codifié un produit, mon code produit n'est pas bon :

Il est possible de recodifier un produit en passant par « Modules », « Fusion - Gestion fichiers » et « Recodification Produit » ensuite il suffit de choisir son produit et d'écrire le nouveau code.

• Je veux faire un export de mes sessions dans « Export/Import de données complet » mais ça me sort des colonnes vides :

Il est impossible de modifier les sessions déjà existantes dans Gescof. Il est seulement possible d'en créer des nouvelles dans le fichier excel.

• J'ai un message d'erreur lorsque je tente de passer mon stagiaire en client :

Dans la fiche du stagiaire, dans la case « Ent/Client » supprimer l'entreprise à laquelle le stagiaire est rattaché avant de cliquer sur le bouton qui permet de transférer son stagiaire en client.

• Il est possible de joindre un document à tous les devis qui sont envoyés par mail depuis Gescof :

Il suffit d'aller dans « Fichiers » puis « Paramètres » et de saisir dans le libellé « Mailfaxficsupdevix » puis dans le champ de ce paramètre, aller récupérer le lien jusqu'au document grâce au « ? ».

• Mettre une session hors bilan pédagogie :

Dans l’onglet « Classification Bilan » cocher « Hors bilan pédago ».

• Utilisation du CPF :

Télécharger la dernière version de la version 7.40, créer le Statut stagiaire « CPF » et le sélectionner. Si la convention au nom du stagiaire ne sort pas, voir avec la hotline.

• Un intervenant est déjà pris sur une autre session mais il est aussi sur celle que vous venez de créer :

Dans la planification des dates, en bas, « Bloque Double Planif » mettre « Non ».

• Je souhaite passer un participant en liste d’attente :

Dans les participants, dans le menu déroulant « confirmation », choisir « LA » au lieu de « CONF ».

• Je ne sais pas où mettre le numéro de la facture que j’ai reçue dans mes charges :

Il faut utiliser la case « N° Pièce Comptable ».

• Le bon de commande sort avec des « #Erreur » :

Il doit manquer le fournisseur.

• Je fais des formations longues et l'un de mes participants a arrêté de venir en cours d'année, comment le saisir ? :

Pour éviter de saisir six mois d'absences ou six mois de dates spécifiques, il suffit de sélectionner le participant. Puis de cliquer sur le bouton avec les petites lunettes en bas de l'écran. Là, vous avez la possibilité de mettre une date de sortie réelle au participant. Choix qui vous proposera de générer des dates spécifiques automatiquement jusqu'à sa date de sortie.

• Il est impossible de sortir une convention s'il n'y a aucune date dans le planning et s'il n'y a aucun participant confirmé.

• Il est également impossible de sortir une convention pour un participant Particulier, il faut un contrat de prestation.

• Si jamais un contrat de prestation sort avec une participant salarié, il faut vérifier que la session n'est pas cochée « hors bilan pédago ».

• Je n'arrive pas à sortir une convocation depuis la centrale d'impression, GesCOF plante. :

Il faut absolument que votre session soit confirmée pour sortir une convocation.

• Mon document (convention, convocation…) ne sort pas avec le modèle habituel, les logos Europe apparaissent ainsi que des « #Erreur » :

Il y a une erreur de saisie dans la session, vérifier que les dates de la session et les dates du planning sont cohérentes. Vérifier également les dates spécifiques des participants, il faut avoir récupéré les dates du planning. Ne pas laisser la case « dates spécifiques » cochées s’il n’y a aucune date spécifique.

• Ma session fait plus de cinq jours et les six jours (ou plus) n'apparaissent pas tous sur la feuille d'émargement :

C'est normal, le document ne contient que cinq colonnes, il gère donc cinq jours par page. Pour imprimer toutes les pages avec les multiples dates automatiquement, il suffit d'appuyer sur le bouton « baguette magique ».

• Ma session est à cheval sur deux années et il me faut deux conventions :

Gescof ne génère pas deux conventions, cependant il est possible de sortir une convention avec les deux années bien distinctes en cochant « convention pluri-annuelle ».

• Je veux une seule facture pour mon participant qui se trouve sur plusieurs sessions :

Lui mettre le même numéro de convention sur toutes les sessions concernées, en facturer une et choisir dans facture avancée « une facture par convention ».

• Effectuer une seule facture pour plusieurs sessions ne fonctionne pas :

Vérifier les informations du financeur sur chaque sessions pour le participant à facturer. Il faut que la TVA, les conditions de paiement et le commercial soient identiques.

• Les charges de ma session ne s’ajoutent pas à la facture :

Vérifier que les charges soient bien liées à un financeur ainsi qu’à un participant.

• Les avoirs partiels sont impossibles à générer sur les factures contenant deux lignes.

• Si la facture est générée sur le mauvais mois, il est possible de changer la date de facturation, en revanche, il est impossible de changer le numéro.

• L'une de mes factures ne sera jamais réglée comment la “solder” ?

Dans GesCOF, la seule façon de gérer les factures dans ce cas, serait de mettre une date de règlement sur une des lignes mais sans montant (ou avec un montant à zéro), et de mettre une date de règlement total.

• Je souhaite supprimer ma facture :

S’il s’agit de la dernière facture émise dans Gescof, il suffit de déverrouiller et de cliquer sur la poubelle. En revanche, si elle n’est pas la dernière, il n’existe aucune possibilité de la supprimer et la seule solution reste de faire un avoir dans le menu « Module » et de choisir « Création Avoir sur Facture en cours ».

• J’ai fait un avoir sans refacturation, comment je refacture :

Désolder manuellement la session dans le menu « Module », modifier le financement du participant concerné, décocher la case « facturé » et refacturer la session normalement.

• J’ai inscrit un mauvais acompte mais j’ai déjà facturé :

Enlever la ligne du règlement et enlever le montant dans la case « Acompte » à côté du numéro de session en haut de la page.

• Je voudrais enlever/ajouter les mentions : Lieux/Formateurs/Dates/Règlements sur ma facture :

Depuis l'écran de votre facture, vous allez dans le menu « Outils » en haut et dans « Paramètres d'impression », vous pouvez soit tout cocher, soit tout décocher.

• Je voudrais enlever la mention « Duplicata » sur ma facture :

Vous devez décocher, depuis l'écran de votre facture, la case « Imprimée » dans l'encadré bleu.

• Je voudrais enlever la mention « Facture Acquittée » sur ma facture :

Déverrouiller la facture et enlever la date de règlement total dans l’échéancier.

• Il est possible de créer une passerelle entre GesCOF et votre logiciel de comptabilité. Pour le mettre en place, vous pouvez contacter la Hotline.

• Attention : lorsque vous effectuez votre transfert, GesCOF va vous créer un fichier à intégrer dans votre logiciel de comptabilité. Il faut impérativement récupérer ce fichier avant de réaliser un autre transfert, parce que GesCOF écrase systématiquement le fichier précédent.

• Le transfert en comptabilité ne fonctionne pas, j’ai un message d’erreur :

Vérifier que la case TVA est bien remplie (pas de champ vide, si pas de TVA, prendre « 0 »). Vérifier également la case « N° Compta Transfert », elle ne doit pas être vide ou avec des « XXX » elle doit contenir le numéro compta lié au produit.

• Je souhaite re-transférer une seule facture :

Pour cela, depuis GesCOF, vous allez sur l'écran de votre facture et vous la décochez “Transférée”.

• Certains de mes règlements ne se sont pas transférés en comptabilité :

Vous ne pouvez pas transférer un règlement Avant sa facture. Ainsi, si votre règlement a été saisi dans GesCOF avec une date antérieure à celle de la Facture et que votre facture n'a pas encore été transférée en compta, le règlement ne passera pas. Exemple : Lorsque vous faites vos transferts mois par mois : que votre règlement est saisi au mois de janvier mais que votre facture date de février. Dans le même cas, d'un transfert mois par mois, si votre règlement a été saisi dans GesCOF au mois de juin pour le mois de janvier, le règlement n'est pas passé en compta.

Une astuce simple pour éviter ce problème : Vous pouvez dater vos transferts de règlement en commençant toujours par le mois de janvier, ainsi, vous n'en oubliez pas.

• Mon transfert n'est pas bon, puis-je l'annuler et le refaire pour recréer le fichier à intégrer dans mon logiciel de compta ? :

Oui, depuis le module de comptabilité, il vous suffit d'aller dans la Gestion des transferts effectués. De sélectionner votre transfert et de l'annuler. Vous pouvez ensuite le refaire avec les mêmes dates.

• Puis-je mettre plusieurs produits sur un même devis ?

Non. Vous ne pouvez choisir qu'un seul produit par devis. Cependant, vous pouvez créer plusieurs devis avec des produits différents dans le même dossier commercial.

• Je voudrais sortir un document avec tous mes devis pour l'envoyer à mon client

Vous pouvez utiliser la visualisation directement depuis l'écran de votre dossier commercial. La loupe, dans le menu tout en bas. C'est le récap du dossier commercial avec tous les devis sur le même document.

• Puis-je mettre plusieurs clients ou prospects sur le même devis ?

Non. Vous ne pouvez avoir qu'un seul client par devis ET par dossier commercial, si vous voulez choisir un autre client, vous devez créer un nouveau dossier commercial.

• Je voudrais créer exactement le même dossier commercial, avec les mêmes produits, mais pour un autre client

Il suffit d'aller dans le menu “Outils” en haut et de cliquer sur “Assistants duplication de dossier” et de choisir votre nouveau client.

• Après avoir créer un planning prévisionnel, puis-je supprimer une ou plusieurs dates ?

Oui, il suffit de sélectionner la ligne à supprimer (sélectionner la ligne en cliquant sur le sélecteur tout à gauche) puis appuyer sur la touche “SUPPR” du clavier. Attention, vous devez supprimer ligne par ligne et pas plusieurs lignes en même temps.