Manuel GesCOF 8Table des matières
Module des stagiaires
Définition
On appelle Stagiaire dans GesCOF toute personne ayant une fiche dans le fichier des Stagiaires. Il s'agit d'un participant d'une ou plusieurs sessions de formation.
Notion de participant :
Le participant est la personne inscrite dans une session.
Un stagiaire peut donc être plusieurs fois participant. Mais un participant ne doit correspondre qu'à un seul stagiaire.
ATTENTION :
Un participant n'a pas forcément de fiche stagiaire car il est possible d'inscrire des participants sans les créer dans le fichier des stagiaires. C'est à vous de vous assurer que votre participant est un stagiaire dans GesCOF. C'est facile : le stagiaire possède un numéro, pas le participant.
Avantages de créer des fiche stagiaire :
Grace au fichier des stagiaires, vous pourrez suivre précisément le parcours des stagiaires et imprimer des passeports de formations exhaustifs.
Fiche stagiaire
L'historique du stagiaire apparaît sur la partie droite de l'écran. Vous pouvez accéder aux sessions en double-cliquant sur leur numéro.
Informations signalétiques
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Nom | Nom du stagiaire. |
| Prénom | Prénom du stagiaire. |
| Adresse | Adresse du stagiaire. |
| CP / Ville | GesCOF propose la commune correspondante au code postal. La correspondance code postal / ville est paramétrée dans laliste des villes. |
| Téléphone | Numéro de téléphone. |
| Adresse électronique. Ce champ est indispensable pour utiliser les assistants emails de GesCOF. | |
| Portable | Numéro de téléphone mobile. |
| Photo | Chemin d'accès du fichier contenant la photo de l'intervenant. Le bouton permet d'ouvrir l'explorateur pour rechercher le fichier. Le bouton permet de visualiser le fichier. |
| Ent / Client | Référence au client. |
| Contact | Contact client référent du stagiaire |
Informations complémentaires
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Fonction | Fonction du stagiaire au sein de son entreprise. Choisissez une fonction parmi une liste des fonctions. Vous pouvez choisir plusieurs fonctions en cliquant sur le bouton . |
| Matricule | Numéro de matricule du stagiaire. |
| Service | Nom du service auquel appartient le stagiaire. |
| Niveau | Niveau du stagiaire. |
| Abonnement | Ce champ permet d'indiquer que le stagiaire accepte de recevoir des informations commerciales. |
| MDP Web | Mot de passe web Migal. Le bouton  permet d'envoyer le mot de passe par e-mail à l'adresse saisie dans Mail. Ce même bouton permet de générer un mot de passe aléatoire si le champ est vide. |
Onglet d'informations individuelles
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Lieu de naissance | Le lieu de naissance du stagiaire. |
| Date de naissance | La date de naissance du stagiaire. Utilisé dans le cas de formation en sécurité. |
| N° Sécu. | Numéro de sécurité sociale. |
| Nationalié | Nationalité du stagiaire; |
| Sexe | Cliquez sur M pour un homme et F pour une femme. |
Onglet d'informations personnelles
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Email Perso | Email personnel du stagiaire. l'adresse électronique saisie ici n'est pas prise en compte dans GesCOF. Pour utiliser l'assistant d'envoi d'email, vous devez saisir l'email dans le champ Email des informations signalétiques. |
| Téléphone Perso | Numéro de téléphone personnel. |
Onglet d'informations SST
Cet onglet est utilisé pour les sessions SST.
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| F° Initiale | Date de la formation initiale. Lors de la validation du stage, GesCOF mettra à jour la date de la formation initiale. |
| N° Carte | Numéro de la carte de sauveteur obtenue. Lors de la validation de la formation initiale, GesCOF proposera un numéro de carte. |
| Date Dernier Recyclage | Date du dernier recyclage. lors de la validation du stage, GesCOF mettra à jour la date du recyclage. |
Onglet d'informations complémentaires
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Situation familiale | Situation de famille du stagiaire à choisir parmi les options proposées. |
| Tuteur | Nom du tuteur légal. |
| Nb enfants | Nombre d'enfants à charge. |
| T. COTOREP | Indique s'il s'agit d'un travailleur COTOREP. |
| Adresse | adresse du tuteur. |
| Tél Tuteur | Numéro de téléphone du tuteur. |
| CP / Ville | Code postale et ville du tuteur. |
| Fonction | Fonction du tuteur. |
Barre d'outils
| Bouton | Description |
|---|---|
 | Imprime la fiche du stagiaire. |
 | Affiche la liste des dossiers commerciaux associés à ce stagiaire. Ne fonctionne pas pour les dossiers commerciaux avec plusieurs stagiaires. |
 | Affiche la liste des stagiaires avec leurs adresses emails et permet l'envoi d'email avec Outlook. |
 | Crée la fiche Client à partir de la fiche stagiaire. A utiliser uniquement dans le cas de particuliers. |
 | Crée un contact client à partir de la fiche stagiaire. |
 | Affiche le planning du stagiaire. |
 | Fonction obsolète. |
 | Assistant permettant d'inscrire le stagiaire à plusieurs sessions. Utile dans le cas d'inscription à un parcours. |
Menu Modules
| Nom du menu | Description |
|---|---|
| Importation de données | Permet d'importer des stagiaires. |
| Fiche signalétique - Fusion Word | Créé un fichier contenant toutes les informations du stagiaire pour faire du publipostage. |
| Suivi habilitations | Affiche la liste de toutes les habilitations reçues. |
| Passeport Formation | Affiche le passeport du stagiaire (son historique) sur une période données. |
| Suivi analyse des évaluations | Utilisé par le modules optionnels des évaluations. |
| Accès FTP - Espace Stagiaire | Affiche le dossier FTP du stagiaire pour partager des fichiers avec lui. |
| Financement INTER | Affiche la liste des financements du stagiaire. |
