Fusion Word avancée

Ce module de fusion permet de générer des documents Word® ou des courriels directement depuis GesCOF. Se basant sur les fonctionnalités de publipostage dans Word®, ce module permet de créer tout type de document ainsi que les corps de courriels.

Connaissances nécessaires : pour utiliser cet outil, l'utilisateur doit avoir des connaissances approfondie sur le publipostage dans Word®. Par ailleurs, une formation est à envisager. Contactez DEFI Informatique.

• une licence Microsoft Word® est nécessaire sur le poste de l'utilisateur. Pour les utilisateurs en SaaS, Word® doit être installé sur le serveur.
• une imprimante virtuelle PDF doit être installée (par exemple PDFCreator)

Nous mettons à votre disposition des modèles de documents.

Nous vous conseillons de les télécharger. Vous pouvez les utiliser tels quels, les modifier à votre convenance ou les dupliquer afin de créer vos propres modèles à partir de ceux existants.

Pour les mettre en place, utilisez une des méthodes suivantes :

1. Ouvrez l'écran de paramétrage des documents de fusion (menu Fichiers puis Documents de fusion Word avancée)
2. Cliquez sur le bouton Créer Modèles
3. Votre navigateur s'ouvre et le téléchargement démarre (si un message s'affiche, autorisez le téléchargement)
4. Exécutez le fichier téléchargé ( votre antivirus pourrait vous alerter, veuillez alors accepter l'exécution du fichier)
5. Cliquez sur le bouton Décompresser
6. Une fois l'opération terminée, cliquez sur Fermer (vous pouvez alors supprimer le fichier téléchargé)
7. Les documents sont prêts à être utilisé

1. Lancez le téléchargement en cliquant sur le lien suivant : http://www.defi-informatique.fr/ftp/GESCOF/ModeleFusionAvancee.exe (si un message s'affiche, autorisez le téléchargement)
2. Exécutez le fichier téléchargé ( votre antivirus pourrait vous alerter, veuillez alors accepter l'exécution du fichier)
3. Renseignez le chemin d'enregistrement des fichiers puis cliquez sur Décompresser
4. Une fois l'opération terminée, cliquez sur Fermer (vous pouvez alors supprimer le fichier téléchargé)
5. Dans GesCOF, ouvrez l'écran de paramétrage des documents de fusion (menu Fichiers puis Documents de fusion Word avancée)
6. Modifiez la valeur du champ Nom fichier Word Modèle afin de faire correspondre le chemin des fichiers (par défaut dans R:) à votre environnement.

Pour pouvoir générer les documents, GesCOF a besoin d'en connaître leur portée. Cela peut avoir une influence sur les données à afficher et sur le nombre de documents à générer.

La requête contient les données à afficher. Le document détermine donc la requête à utiliser.

Requêtes destinées aux documents principaux :

Requêtes destinées aux sous-documents :

Ce type permet de créer un document Word® pour l'impression ou la mise en pièce jointe dans un courriel (au format PDF)

Ce type permet d'insérer le contenu d'une requête différente du document principal auquel il est rattaché (document de type Word).

Par exemple pour insérer un tableau de financement (requête WFTableauFi) dans un document client (requête WFClient).

Vous devez obligatoirement mentionner :

• le nom du signet utilisé dans le document principal permettant de faire référence à ce sous-document. Le sous-document s'affichera dans le document principal à la place du signet.
• la condition de liaison du signet précisant à GesCOF les critères de correspondance entre les deux requêtes.

Ce type permet de créer un document qui servira de modèle pour la création de courriel.

Ce type permet de créer un document qui servira de modèle pour l'objet de courriel.

Il est possible de personnaliser les chemins d'enregistrement des documents. Les valeur entre crochets correspondent à des valeurs dynamiques, c'est-à-dire des valeurs générées automatiquement. Vous pouvez utiliser une des valeurs suivantes :

1. Créez un document vierge Word® (doc ou docx) sur le réseau (par exemple R:\Fusion\monDocument.docx)
2. Dans GesCOF, ouvrez le menu Fichiers puis Documents Fusion Word avancée, puis créez un nouvel enregistrement
3. Renseignez le libellé, la requête, l'objet du document
4. Cochez la case Document collectif s'il s'agit d'un document pour l'ensemble des stagiaires d'un client
5. Cochez les options nécessaires à l'élaboration du document
6. dans le champ Type de document, sélectionnez Word
7. dans le champ Nom Fichier Word Modèle, renseignez le nom du fichier Word (cliquez sur le bouton )
8. dans le champ Nom Fichier Modèle Fusion, renseignez le nom du fichier de fusion (par exemple C:\GesCOF7\fusion.xls). Il n'est pas nécessaire que le fichier existe, il sera créé par la suite
9. Cliquez sur le bouton pour générer les fichiers Excel®
10. Cliquez sur le bouton pour ouvrir le document Word® (dans l'exemple R:\Fusion\monDocument.docx)
11. Dans Word®, dans les options de publipostage, connectez le fichier Excel® (dans l'exemple C:\GesCOF7\fusion.xls) Référez-vous à la notice d'utilisation de Word®
12. Tapez votre document et insérez les champs de fusions

1. Créez le document principal (document de type Word) à l'aide des indications précédentes
2. Créez un second document vierge sous Word® sur le réseau (par exemple R:\Fusion\monSousDocument.docx)
3. Reprenez la procédure de création d'un document principal à partir de l'étape 2. A l'étape 6, dans le champ Type de document, sélectionnez WordSousDocument
4. dans le champ Condition liaison signet vous devez renseigner les critères de jointure entre la requête du document principal et la requête du sous-document. Aidez vous de l'assistant en cliquant sur
5. dans le champ Nom du signet, renseignez le nom du signet qui sert à indiquer l'emplacement du sous-document dans le document principal (par exemple monSousDocument). Un nom de signet ne doit pas contenir d'espace
6. Une fois le sous-document créé, ouvrez le document principal et placez le signet correspondant au sous-document (par exemple monSousDocument). GesCOF remplacera le signet par le contenu du sous-document.

Il est possible d'envoyer les documents par courriel. Ces derniers s'enregistrent en pièces jointes du courriel au format PDF.

Vous avez la possibilité de personnaliser le courriel sur le principe de la fusion avec Word®. Pour cela, vous devez utiliser deux documents : un pour l'objet, un autre pour le corps du courriel.

Suivez les étapes de création d'un document simple. A l'étape 6, dans le champ Type de document, sélectionnez SujetMail.

Suivez les étapes de création d'un document simple. A l'étape 6, dans le champ Type de document, sélectionnez CorpsMail.

Pour générer les documents, utilisez :

• la centrale d'impression depuis une session
• l'assistant Mailfax depuis le module commercial