Manuel GesCOF 7.3x

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Table des matières

Le bilan pédagogique et financier

Préambule

GesCOF vous aide à remplir votre déclaration du bilan pédagogique et financier qui doit être remise avant le 30 avril de chaque année à la Direccte.

Cet article explique quelles sont les implications de GesCOF sur le bilan pédagogique et financier. Il détaille chaque cadre de chaque page du bilan.

Document CERFA original

Le Cerfa 10443 du Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Santé et sa notice explicative sont accessibles en ligne depuis le site du gouvernement.

Aide au bilan pédagogique et financier

GesCOF calcule les éléments nécessaire à l'élaboration du bilan pédagogique et financier.

Pour lancer les calculs, ouvrez le menu Statistiques puis Bilan pédagogique

Deux aides vous sont proposées :

  • Aide au bilan pédagogique - Synthèse : affiche les résultats consolidés dans un document
  • Aide au bilan pédagogique - Détails : affiche les résultats dans un classeur Excel®

Méthodes de calculs

Lorsque GesCOF calcule le bilan financier et pédagogique, il tient compte :

  • Des session qui ne sont pas hors-bilan(cadre Action des sessions),
  • Des plannings des sessions (étape 2 des sessions),

:info: Assurez-vous qu'il n'y ait pas d'incohérence entre la valeur de Nb heures et planning de la session.

  • Des financements des sessions (étape 3 des sessions INTER et étape 5 des sessions INTRA),

:info: GesCOF tient compte uniquement des financements et non des factures et avoirs. Si vous modifiez des factures ou créez des avoirs, vous devez vous assurer du report des modifications dans le financement des sessions.

  • Des participants dont le niveau n'est pas NI (étape 3 des sessions)

:info: si un statut est vide, GesCOF ne comptabilise par le participant.

  • Des clients qui ne sont pas étrangers (sauf pour la partie A6). Si le champ Pays du client est vide, GesCOF considère qu'il est en France.

Cas des sessions entre deux années

Lorsque la date de début ou de fin de calcul est à cheval sur une session, GesCOF calcule de la façon suivante :

  • Le nombre d'heures au réel en fonction du planning,
  • Les montants financés au prorata des heures consommées.

Exemple :
Une session de 29 heures sur 5 jours, pour un financement de 1000 €, est découpée de la façon suivante :

Année N :

  • Nombre d'heures de formation : 4h + 7h = 11h
  • Financement : (1000 € / 29 heures) x 11h = 379 €

Année N+1 :

  • Nombre d'heures de formation : 7h + 7h + 4h = 18h
  • Financement : (1000 € / 29 heures) x 18h = 621 €

Identification des erreurs

Suivi journalier

Le suivi journalier (menu Statistiques, puis Suivi Journalier puis Période Départements/Familles) vous permet de connaître le détail des calculs de GesCOF et d'identifier des éventuelles sessions en erreur.

Nous vous conseillons de surveiller régulièrement ce suivi journalier dans l'année.

Vérifiez les colonnes :

  • H. Pers : nombre d'heures stagiaires
  • CA Facturé : factures générées depuis la session
  • Financé : montant total financé (comprenant produit de formation et produits complémentaires)
  • Réalisé : montant réalisé sur la période, c'est-à-dire montant financé au prorata des heures réalisées sur la période de calcul.

Cas d'erreurs

Cette liste de cas n'est pas exhaustive.

  • Le nombre d'heures ne correspond pas à la valeur attendue

Vérifiez vos plannings et les dates spécifiques des participants. Attention aux dates hors-bornes (dates en dehors de la période).

  • Le montant facturé ne correspond pas au montant attendu

Il peut s'agir d'une session dédoublée sur laquelle tout a été facturé sur la session A.

Il peut s'agir d'une facture directe rattachée à une session. Les factures directes ne peuvent pas rentrer dans les calculs car elles n'ont pas été rattachées aux participants

  • Le montant réalisé est différent du montant financé

Cela est normal dans le cas d'une session à cheval sur la période de calcul (une partie de la session n'est pas dans la période de calcul).

Dans les autres cas, cela met en évidence une incohérence entre la durée de la session et le planning.

  • Des sessions ne sont pas présentes dans le listings

Soit les sessions n'ont pas été confirmées (elles sont restées à l'état prévisionnel), soit le produit n'a été associé à aucune famille.

Avertissement

L'outil “Aide au Bilan Pédagogique” de GesCOF est un assistant pour la réalisation de votre bilan pédagogique et financier. Il dépend des données saisies par les utilisateurs. DEFI Informatique ne peut être tenue responsable des erreurs liées à une mauvaise utilisation de GesCOF.

Première page

A - Identification de l'organisme de formation

Non fourni par GesCOF

B - Personne ayant la qualité de dirigeant

Non fourni par GesCOF

C - Caractéristiques de l'organisme

Non fourni par GesCOF

D - Statut des personnes dispensant des heures de formation

Les informations sont issues des fiches intervenants.

Personnes de votre organisme dispensant des heures de formation :

Cadre du formulaire Options activées dans la fiche de l'intervenant
a case Indépendant de l'intervenant est cochée (figure ci-contre)
b case Permanent est cochée
c case Contrat Travail est cochée et l'intervenant est planifié plus de 30 jours
d case Contrat Travail est cochée et l'intervenant est planifié moins de 30 jours
e cases Permanent et Contrat Travail sont cochées

Rappel :
Pour accéder aux types de contrats des intervenants, cliquez sur le bouton 50.

Personnes extérieures à votre organisme dispensant des heures de formation dans le cadre de contrats de sous-traitance :

C'est la valeur par défaut d'un intervenant lorsqu'aucune option n'est sélectionnée.

Bilan Financier

Pour le calcul du bilan financier, les statuts des participants dans les sessions (étape 3 des session) sont importants.

Les statuts des participants sont paramétrés dans le menu Fichier puis Statuts. Pour chaque statut, le champ Origine Financeur détermine où sont ventilés les chiffres dans le bilan financié.

A - Origine des produits de l'organisme

A1 - Produits provenant des entreprises

Deux conditions sont nécessaires :

  1. Le financeur est une entreprise (c'est-à-dire présent dans le fichier des CLIENTS),
  2. le statut du participant est paramétré de la façon suivante :
Cadre du formulaire Valeur du champ Origine Financeur
a Salarie Entreprise
a' Salarie Alternance
b Trav Prive Emploi

A2 - Produits provenant des organismes collecteurs des fonds de la formation professionnelle

Deux conditions sont nécessaires :

  1. Le financeur est un OPCA (c'est-à-dire présent dans le fichier des OPCA),
  2. le statut du participant est paramétré de la façon suivante :
Cadre du formulaire Champ Origine Financeur du statut du participant
a Salarie Entreprise
b Salarie Alternance
c CIF
d Trav Non Salarie

A3 - Produits provenant des pouvoirs public

Le statut du participant est paramétré de la façon suivante :

Cadre du formulaire Valeur du champ Origine Financeur
a Agent Pouvoirs Publics
b Instances Européennes
c Etat
d Conseil Régional
e Assedics ou Pole Emploi
f Autres Ressources Pub

A4 - Produits provenant de contrats conclus avec des particuliers

La valeur Origine Financeur du paramétrage du statut du participant est Particulier.

A5 - Produits provenant de contrats conclus avec d'autres prestataires de formation

L'option Sous-traitance est sélectionnée du cadre Action des sessions.

A6 - Autres produits

Pour cette partie, GesCOF ne vous affiche pas le détail selon le modèle Cerfa. Vous décidez de ce que vous souhaitez prendre en compte dans votre bilan parmi les éléments calculés suivants :

  • les sessions hors bilan (sessions dont l'option Hors bilan est sélectionnée),
  • les montants financés pour les clients étrangers (clients choisis au niveau de l'inscription),
  • les revenus supplémentaires des sessions (étape 4 des sessions),
  • les factures directes dont le champ Date réal est à l'intérieur des dates de calcul.

Remarque concernant les charges annexes :
GesCOF ventile les charges annexes dans les familles des produits de la formation.

Remarque concernant les factures directes :
Une facture directe ne l'est plus dès qu'elle est rattachée à une session.

C - Charges de l'organisme

Les informations de cette page ne sont pas calculées par GesCOF.

Bilan pédagogique

A - Type de stagiaires de l'organisme

Les statuts des participants (étape 3 des sessions) sont importants.

Les statuts des participants sont paramétrés dans le menu Fichier puis Statuts. Pour chaque statut, le champ Type stagiaire détermine où sont ventilés les chiffres dans le bilan pédagogique.

Cadre du formulaire Valeur du champ Type stagiaire
1 Salarié ou Salarié en alternance
2 Demandeur d'emploi
3 Particulier
4 Autres

Les stagiaires de type INTERNE n'apparaissent pas au bilan.

B - Activité en propre de l'organisme et activité sous-traitée

Le calcul dépendant de la valeur choisie dans le cadre Action des sessions (dans l'onglet Classification Bilan).

Cadre du formulaire Option sélectionnée
1 Nom propre
2 Sous-traitance
3 Sous-traitée

Les sessions dispensées par un indépendant ou le gérant non salarié de l'organisme sont considérées en nom propre.

C - Objectif général des formations dispensées

Provient du niveau des participants (dans l'étape 3 des sessions).

D - Spécialités de formation

Provient de la spécialité de formation renseignée sur le produit.