Manuel GesCOF 7.3x

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Table des matières

Paramétrage de l'envoi d'email

Préambule

Il est possible depuis GesCOF d'envoyer des emails. Cette fonctionnalité est très utile pour générer automatiquement des emails avec des documents en pièces jointes.

Deux méthodes sont disponibles :

  • Via Outlook
GesCOF génère un email dans outlook. Par défaut, les emails sont générés dans les brouillons. Cela vous permet de vérifier les emails avant de les envoyer.
  • Via un serveur SMTP
GesCOF génère un email et l'envoie en utilisant un serveur SMTP. Les emails envoyés n'apparaissent pas dans votre boîte d'envoi habituelle mais une copie de l'email vous est envoyée.

Paramétrage

Paramètres généraux

  • Dossier MAILFAX

Le paramètre CHEMINMAILFAX doit avoir pour valeur le chemin d'enregistrement des fichiers PDF (par défaut R:\MAILFAX\).

Le dossier MAILFAX se situe en racine du dossier réseau GesCOF (par défaut R:) et doit contenir les sous-dossiers suivants : AVOIR, DEVIS, DOCDIV, FACTURE.

Les fichiers PDF correspondent aux documents mis en pièces jointes (par exemple les conventions, les convocations …).

Téléchargez et décompressez le fichier mailfax.zip en racine du dossier réseau GesCOF (par exemple R:) : le dossier MAILFAX et ses sous-dossiers seront automatiquement créés.

  • Paramètre PDFUTILISERDLL

La paramètre PDFUTILISERDLL doit avoir la valeur -1.

  • Fichiers dll (librairies)

Les librairies suivantes doivent être présentent dans les dossiers GesCOF des utilisateurs (par défaut C:\GesCOF7) : StrStorage.dll, dynapdf.dll et zlib.dll.

Paramètres pour Outlook

  • le paramètre TYPEMESSAGERIE doit avoir comme valeur OUTLOOK.

Paramètres pour SMTP

Envoi d'email avec CDO

  • Le paramètre TYPEMESSAGERIE doit avoir pour valeur SMTP.
  • Le paramètre TYPEMESSAGERIESMTP doit avoir pour valeur CDO.
  • Le fichiers SMTPUSER.INI doit être présent dans les dossiers GesCOF des utilisateurs (par défaut C:\GesCOF7).

Envoi d'email sans CDO

Méthode à utiliser uniquement si la méthode avec CDO a échoué.

  • Le paramètre TYPEMESSAGERIE doit avoir pour valeur SMTP.
  • Le paramètre TYPEMESSAGERIESMTP doit être supprimé.
  • Les fichiers MailSMTP.exe et SMTPUSER.INI doivent être présent dans les dossiers GesCOF des utilisateurs (par défaut C:\GesCOF7).

Vous pouvez déplacer les fichiers MailSMTP.exe et SMTPUSER.INI. Dans ce cas, vous devez indiquer le chemin d'accès dans le paramètre « CHEMINNAVI »

Le fichier SMTPUSER.INI vous est fourni par DEFI Informatique.

Paramètres supplémentaires optionnels

Nom Paramètre Utilité
MAILFAXFICSUPSESSIONPermet de rajouter une liste de fichiers joints insérés dans le mail. Séparés par « # » lors de l’envoi depuis la session
MAILFAXFICSUPDEVISPermet de rajouter une liste de fichiers joints insérés dans le mail. Séparés par « # » lors de l’envoi depuis devis
SMTPUSERSPEOption MailSMTP
Procédure optionnelle appelée avant l’envoie du mail (par exemple pour changement de l’expéditeur en fonction du produit)
Nécessite développement SPE de la fonction à appeler.
RTECOMSERVICESOption PDFMAIL
Si vous avez souscrit à cet outil (génération de fax automatique).RTESOFTWARE vous fournit un nom de domaine spécifique ; GesCOF génère alors 1 mail de type (n°fax@centre.fr)
FTPSITEINTERNETParamétrage si option MIGAL - Adresse de votre site Internet, ou de la page permettant la connexion pour la mise à jour en fin de génération du fichier Migal.
MIGALLIENSESSIONMAILParamétrage si option MIGAL
VALEUR -1 = OUI Lien vers la session dans le mail envoyé si la session est publiée sur MIG@L (Date MAJ Web n’est pas vide)
VALEUR 0= NON
Permet aussi le Transfert par FTPMIGAL des documents (convocation/ Convention/ Attestation) au format PDF : mis à disposition dans l’espace client
FTPCHEMINMIGALParamétrage si option MIGAL
Chemin ‘Préfixe’ éventuel pour l’envoi des fichiers FTP
DESTMAILPRIORITAIREEn cas de sous-traitance, indiquer l’adresse mail du centre de formation à laquelle tous les documents stagiaires doivent être retournés.

Fichier SMTPUser.ini

Description

Le fichier SMTPUser.ini contient les informations d'authentification de serveur SMTP et l'adresse email du destinataire en copie.

Section [USER]
Paramètre Obligatoire Description
NomUser X Nom d'utilisateur SMTP ou adresse email de l'utilisateur si AdrUser n'est pas présent. Avec la valeur UtilGescof, c'est l'adresse de l'utilisateur dans GesCOF qui est prise en compte.
MdP Mot de passe de messagerie si l'authentification sur le serveur SMTP est obligatoire. La valeur peut être cryptée (voir avec DEFI Informatique).
AdrUser Adresse email d’envoie. Ne renseignez que si cette adresse est différente de NOMUSER
Section [SMTP]
Paramètre Obligatoire Description
AdrSMTP X Adresse du serveur SMTP
Port Port SMTP (25 par défaut)
Cryptage Valeur -1 pour activier le cryptage.
Section [CC]
Paramètre Obligatoire Description
DestCC X Destinataire de la copie cachée des emails (pour le suivie des éléments envoyés)

Exemples de fichiers SMTPUser.ini

Liste de serveur SMTP

Compte de messagerie adresse de messagerie Serveur sortant Port sortant Envoi sécurisé Envoi authentifié
Orangeorange.frsmtp.orange.fr465SSLOUI
Wanadoowanadoo.frsmtp.wanadoo.fr465SSLOUI
Hotmailhotmail.com / hotmail.fr /live.com /live.fr / msn.com smtp.live.com587SSLOUI
Yahoo!yahoo.frsmtp.mail.yahoo.fr465SSLOUI
SFRsfr.frsmtp.sfr.fr587aucuneOUI
Neufneuf.frsmtp.sfr.fr587aucuneOUI
Freefree.frsmtp.free.fr465SSLOUI
Gmailgmail.comsmtp.gmail.com465SSLOUI
Club-Internetclub-internet.frsmtp.sfr.fr587aucuneOUI
AOLaol.comsmtp.fr.aol.com25aucuneNON
Lapostelaposte.netsmtp.laposte.net465SSLOUI
Cegetelcegetel.frsmtp.sfr.fr587aucuneOUI
Alicealice.frsmtp.alice.fr25aucuneNON
NoosNoos.frmail.noos.fr25aucuneNON
Télé 2tele2.frsmtp.tele2.fr25aucuneNON
Tiscalitiscali.frsmtp.tiscali.fr25aucuneNON
Netcourriernetcourrier.comsmtp.orange.fr25aucuneNON
Libertysurflibertysurf.frmail.libertysurf.fr25aucuneNON
Caramailcaramail.fr gmx.fr gmx.com caramail.commail.gmx.com25aucuneOUI
Bouygues Telecombbox.frsmtp.bouygtel.fr25aucunenc