Manuel GesCOF 7.3xTable des matières
Module des intervenants
Définition
Deux notions sont à prendre en compte dans ce fichier : organisme et intervenant.
Organismes de formation
L'organisme correspond à l'entité juridique qui comprend un intervenant (cas de la micro-entreprise ou auto-entrepreneur) ou plusieurs intervenants.
Intervenant
Les intervenants (ou formateurs) sont les personnes physiques qui interviennent.
Ils peuvent être :
- des salariés de votre centre de formation (permanents ou vacataires),
- des bénévoles,
- des personnes extérieures.
Fiche de l'organisme
Il s'agit de la partie gauche de l'écran.
Cochez la case indépendant lorsque l'intervenant est en profession libérale (indépendant) ou gérant salarié.
Créez votre organisme de formation Créez une fiche au nom de votre organisme afin de pouvoir y rattacher des intervenants salariés.
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Indépendant | Case à cocher dans le cas d'un intervenant indépendant facturant des honoraires. Lorsque cette case est cochée, l'organisme est assimilé à l'intervenant physique. |
| Organisme de formation / Société | Nom de l'organisme. Il peut s'agir du nom de l'intervenant lorsque celui-ci à créé son organisme à son propre nom. C'est le cas d'une EURL, d'un auto-entrepreneur par exemple. |
| Adresse | L'adresse du client jusqu'à deux lignes. |
| CP / Ville | GesCOF propose la commune correspondante au code postal. La correspondance code postal / ville est paramétrée dans la liste des villes. |
| Abr / Pays | Utilisé dans le cas de clients étrangers. Le code est proposé en sélectionnant le pays dans la liste déroulante. |
| Tél 1 | Numéro téléphonique général. |
| Fax | Numéro de fax. |
| Tél 2 | Second numéro de téléphone. |
| Site Internet | Le site web de l'organisme de formation. |
| e-mail de l'organisme. Si l'organisme est assimilé à l'intervenant, il faut saisir l'e-mail dans la fiche de l'intervenant pour qu'il puisse être utilisé dans l’assistant d'envoi d'e-mail]]. | |
| N° Formation | Numéro d'agrément de formation. |
| MDP Web | Mot de passe web Migal. Le bouton  permet d'envoyer le mot de passe par e-mail à l'adresse saisie dans Mail. Ce même bouton permet de générer un mot de passe aléatoire si le champ est vide. |
| N° SIRET | Numéro SIRET de l'organisme. |
| N° URSSAF | Numéro d'enregistrement URSSAF de l'organisme. |
| Liste des intervenants | Il s'agit de la liste des intervenants de l'organisme. Les intervenants sont saisis dans partie droite de l'écran. Pour accéder à un intervenant, il suffit de cliquer sur son nom. |
| Observations | Zone d'observations diverses. |
| Informations Spécifiques Conventions | Zone d'informations spécifiques; |
Barre d'outils
| Bouton | Description |
|---|---|
 | Saisir les indisponibilités (absences par exemple) des intervenants. |
 | Permet de rechercher des intervenants en fonction des compétences. |
 | Affiche la liste des intervenants avec leurs adresses emails. Utilise pour faire du publipostage. |
Fiche de l'intervenant
Il s'agit de la partie droite de l'écran
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Civilité | Civilité de l'intervenant. La civilité est paramétrable dans l'écran des Titres. |
| Nom | Nom de l'intervenant. |
| Prénom | Prénom de l'intervenant. |
| Service | Nom du servivce dans lequel l'intervenant travaille. Liste auto-incrémentée. |
| Adresse | Adresse de l'intervenant sur deux lignes. |
| CP / Ville | GesCOF propose la commune correspondante au code postal. La correspondance code postal / ville est paramétrée dans la liste des villes. |
| Abr / Pays | Utilisé dans d'intervenants étrangers. Le code est proposé en sélectionnant le pays dans la liste déroulante. |
| Tél 1 | Numéro téléphonique de l'intervenant. |
| Fax | Numéro de fax. |
| Portable | Numéro de téléphone mobile. |
| e-mail de l'intervenant. Cet adresse e-mail sera utilisée dans l'assitant d'envoi d'e-mail. | |
| Fonction - Profession | Ce champ permet de saisir la fonction de l'intervenant dans l'organisme ou sa profession dans le cas d'un intevenant indépendant. Ce champ peut être saisi de trois méthodes : soit en saisissant la fonction directement dans le champ, soit cliquant sur  pour la sélectionner dans une liste paramétrable, soit en cliquant sur  pour sélectionner plusieurs fonctions. |
| CV | Chemin d'accès du fichier contenant le CV de l'intervenant. Cliquez sur le bouton  pour rechercher et sélectionner le fichier. Le bouton  permet de visualiser le fichier. |
| Photo | Chemin d'accès du fichier contenant la photo de l'intervenant. Cliquez sur le bouton pour rechercher et sélectionner le fichier. Le bouton permet de visualiser le fichier. |
| N° compta | Numéro du compte de l'intervenant pour la liaison en comptabilité. |
| Internet | Identifiant (login) internet. |
| MDP Web | Mot de passe web Migal. Le bouton permet d'envoyer le mot de passe par e-mail à l'adresse saisie dans Email. Ce même bouton permet de générer un mot de passe aléatoire si le champ est vide. |
Barre d'outils
| Bouton | Description |
|---|---|
 | Planning mensuel de l'intervenant. |
 | Historique des interventions de l'intervenant. |
 | Statut et tarif de l'intervenant. |
| Compétences de l'intervenant. |
| Envoie le planning de l'intervenant par email au format texte. |
Compétences des intervenants
Définir les compétences des intervenants consiste à associer les intervenants aux produits de formation.
Il est indispensable de saisir les compétences des intervenants pour pouvoir les utiliser dans les sessions SST et le module commercial.
Cliquez sur le bouton d'un intervenant pour afficher et définir ses compétences.
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Famille | Permet d'associer une compétence sur l'ensemble de produit de la famille sélectionnée. |
| Produit | Permet d'associer une compétence au produit sélectionné. |
| Niveau | Permet de définir une valeur de maîtrise de la compétence. |
| Suppléant | Remplaçant de l'intevenant. Lors de la planification de la session, en cas d'indisponibilité de l'intervenant, GesCOF vous proposera son suppléant. |
| Public | Public que l'intervenant peut prendre en charge. |
| Qualification | Qualification de l'intervenant. |
| Observ. | Observations diverses. |
| Date Obten° | Date d'obtention de l'habilitation. |
| par | Nom de l'organisme qui a délivré l'habilitation. |
| Date Recycl. | Date du dernier recyclage. |
| N° Carte Moniteur | Numéro de la carte de moniteur délivrée. |
| Date Fin Validité | Date de fin de validité de l'habiiltation. |
| Info | Info sur l'habilitation. |
Coûts et statuts des intervenants
Cliquez sur le bouton d'un intervenant pour afficher et définir ses coûts et son statut par défauts.
Statuts des intervenants
Personne extérieure (sous-traitance)
- C'est la valeur par défaut lorsque vous créez un intervenant
Travailleur indépendant / gérant non salarié
- Cochez la case Indépendant dans la fiche de l'organisme
On entend par travailleur indépendant une personne en profession libérale.
Salarié en CDI
- Cochez la case Permanent
Salarié en CDD ou formateur occasionnel
- Cochez la case Contrat de travail
- Renseignez le coût horaire brut
- Renseignez le coefficient de charge
Occasionnel ou régulier ?
GesCOF déterminera automatiquement le statut de votre intervenant en fonction du nombre de jours de formations dans l'année. Le seuil d'un intervenant occasionnel est de 30 jours dans l'année.
Bénévole
- Cochez la case Permanent et Contrat de travail
Description des champs
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Permanent | Cette case est cochée dans le cas d'un intervenant salarié permanent (CDI). |
| Quota Jours / An | Permet de calculer un solde annuel. Il est ensuite possible de vérifier le solde de l'intervenant depuis le menu Impressions puis Intervenants puis Solde heures / année. |
| Contrat Travail | Cette case est cochée dans le cas d'un intervenant vacataire (CDD). Lors du calcul du bilan pédagogique, GesCOF déterminera automatique si l'intervenant est occasionnel (moins de 30 jours d'intervention sur un an) ou régulier. |
| Coût/H Brut | Permet d'indiquer le coût de l'intervenant dans le cas d'un CDD. Ce coût est enregistré dans Heure F.I. et Heure F.C. et sera utilisé lors du calcul des marges des sessions. |
| Coef Charge | Complément du Coût/H Brut. |
| Date Naissance | Date de naissance de l'intervenant. |
| à | Lieu de naissance de l'intervenant. |
| N° Sécu | Numéro de sécurité sociale de l'intervenant. |
| Nationalité | Nationalité de l'intervenant. |
Coûts des intervenants
Pour vos intervenants sous-traitants, vous pouvez renseignez leur coût. Vous pouvez détailler le coût de la prestation et des charges (hébergement, transport …).
Pour les vacataires, renseignez seulement le coût horaire brut (voir chapitre précédent).
Tarifs de prestations
Tarif simple
- Lorsque votre intervenant à un tarif unique, il suffit de renseigner les champs Jour F.I. et Jour F.C..
La cadre Coûts F. Directes correspond au coût d'intervention en facture directe, c'est-à-dire sans passer par une session (par exemple pour du conseil ou de l'audit)
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Heure F.I. | Coût de l'intervenant à l'heure dans le cas d'une formation initiale. Uniquement pour les intervenants sous contrat (case Contrat Travail cochée). Le champ est automatiquement renseigné à partir des champs Coûts/H Brut et Coef Charge. |
| Heure F.C. | Idem Heure F.I. pour de la formation continue. |
| Jour F.I. | Coût de l'intervenant sur la journée dans le cas d'une formation initiale. A renseigner pour un prestataire. |
| Jour F.C. | Idem Jour F.I. pour de la formation continue. A renseigner pour un prestataire. |
| Heure | Coût horaire de l'intervenant pris en compte sur les Factures Directes. |
| Journée | Coût jour de l'intervenant pris en compte sur les Factures Directes. |
Affectation d'un tarif à l'ensemble des intervenants de l'organisme :
Après avoir renseigné le tarif d'un intervenant, cliquez sur Reportez cette tarification à tous les intervenants de l'organisme pour affecter ce tarif aux autres intervenants du l'organisme (c'es-à-dire tous ceux qui sont dans la liste à gauche de l'écran).
Après avoir renseigné le tarif d'un intervenant, cliquez sur Reportez cette tarification à tous les intervenants de l'organisme pour affecter ce tarif aux autres intervenants du l'organisme (c'es-à-dire tous ceux qui sont dans la liste à gauche de l'écran).
Affectation d'un nouveau tarif :
Après avoir renseigné le nouveau tarif, cliquez sur Appliquer la tarification sur les sessions à venir pour reporter le nouveau tarif sur les sessions à venir (à compter de la date du jour).
Après avoir renseigné le nouveau tarif, cliquez sur Appliquer la tarification sur les sessions à venir pour reporter le nouveau tarif sur les sessions à venir (à compter de la date du jour).
Multi-tarifs
Lorsque votre intervenant propose plusieurs tarifs, vous pouvez renseigner sa grille tarifaire.
Cliquez sur le bouton 
pour afficher l'écran de saisie multi-tarifs.
Exemple :
- Tarif formation management : 950 € / jour
- Tarif formation bureautique : 690 € / jour
Dans une session pour choisir le tarif de l'intervenant, vous devrez cliquer sur le bouton Select Tarif après avoir sélectionné l'intervenant (étape 1 de la session).
Pour activer l'option Multi-tarifs, vous devez ajouter le paramètre
multitarifintervenant avec la valeur -1.
Charges d'interventions
Il est possible d'associer des charges forfaitaires à l'intervenant (transport, hébergement …). Renseignez la zone Frais de déplacements.
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Journée | Charges sur la journée. |
| 1/2 journée | Charges pour une demi-journée. |
| Hôtel / J | Frais d'hébergement journalier. |
| Location /J | Frais de location de véhicule journalier. |
| JP | Nombre de jours de présence supplémentaires par intervention pouvant correspondre aux journées de déplacement. |
Indisponibilités des intervenants
Les plannings intervenant s’incrémentent au fur et à mesure qu’on les planifient sur des sessions. Il est possible dans GesCOF de gérer autre chose que de la formation et de noter des indisponibilités intervenant, c'est-à-dire intégrer dans le planning des intervenant autre chose que des heures formation (congés, RTT, préparation de cours, audit, déplacement…).
Nous vous conseillons de gérer les jours fériés en utilisant les indisponibilités.
Cliquez sur pour ouvrir l'assistant d'indisponibilités.
Saisir des indisponibilités
- sélectionnez les intervenants,
- indiquez une heure de début et de fin (s'il s'agit de journées entières, laissez les valeurs par défaut),
- tapez le motif ou choisissez le dans la liste,
- deux façons de sélectionner les dates :
- soit vous cliquez sur les jours du calendrier,
- soit vous renseignez la date de début et de fin puis cliquez sur
GesCOF refusera de mettre un intervenant indisponible s’il
est déjà planifié sur une session. Pour contourner ce contrôle, désactivez la vérification des dates.
Supprimer des indisponibilités
Les jours qui apparaissent dans la liste à droite de l’écran correspondent au mois et à l’année sélectionnés dans le calendrier. Les jours qui apparaissent dans la liste à droite de l’écran correspondent au mois et à l’année sélectionnés dans le calendrier.
Menu Impressions
| Nom du menu | Description |
|---|---|
| Convention Partenariat | Permet d'imprimer une convention de partenariat. |
| Fichier Intervenants | Permet d'imprimer la liste de tous les intervenants avec leurs status et leurs tarifs. |
| Fichier Intervrnants (coordonnées) | Permet d'imprimer la liste de tous les intervenants avec leurs coordonnées et leurs compétences. |
| Fiche signalétique - Fusion Word | Permet de créer un fichier TXT, contenant les informations de la fiche de l'intervenant actuel, utilisable avec la fonction publipostage de Word®. |
| Fiche signalétique Intervenant | Permet d'imprimer la fiche de l'intervenant actuel. |
| Planning Tous Intervenants | Permet d'envoyer par courriel le planning de tous les intervenants sur une période données. |
| DUE Annuelle | Permet d'imprimer le formulaire Cerfa n° 10563 Déclaration Unique d'Embauche. |
Menu Modules
| Nom du menu | Description |
|---|---|
| Importation données | Pour importer des intervenants depuis un tableau Excel. |
| Suivi Indisponibilités | Affiche toutes les indisponibilité de tous les formateurs. |
| Suivi Facturation Intervenants | Affiche la liste de toutes les interventions avec la possibilité d'indiquer si elles sont facturées (case à cocher OK). |
| Transfert d'intervenant | Permet de transférer un intervenant d'un organisme vers un autre. |
| Suivi des tâches | Permet de créer des tâches pour les utilisateurs. Voir le suivi des tâches clients. |
| Export Excel Planning | Permet d'exporter le planning des intervenants sur un période données vers Excel®. |
| Suivi / Analyse des Evaluations | Utilisé avec le module optionnel des évaluations. |
| Accès FTP - Espace Formateur | Permet d'accéder au dossier FTP du formateur pour partager des fichiers avec lui. |
