Manuel GesCOF 7.3xTable des matières
Les factures
Présentation
Il existe deux types de factures dans GesCOF :
- les factures de sessions: factures liées aux sessions et générées selon leurs financements. Voir Facturer une session.
- les factures directes : factures indépendantes des sessions et créées manuellement.
Description de l'écran
Informations sur la factures
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| N° Com. Client | Numéro de commande. Si vous le saisissez dans le financement, il est automatiquement récupéré. |
| Agence | Agence sur laquelle la facture est affectée. |
| Du … Au | Période de facturation. C'est la période complète de la session si la facturation est faite en une seul fois. |
| Date Réal. | Date de réalisation de l'action facturée.  Cette option est utile pour les factures directes en cas de facturation de prestation effectuée sur un mois différent du mois de facturation. |
| Date Fact. | Date de la facturation. |
| N° Annexe | Permet de stocker un numéro de facture issue d'un autre logiciel. Utile si vous facturez avec un autre logiciel et que vous souhaitez faire un lien entre GesCOF et votre logiciel de facturation. |
| N° Facture | Numéro de la facture généré automatiquement par GesCOF selon le paramétrage de numérotation. |
Destinataires de la facture
Client
Il s'agit du client pour qui l'action a été réalisé. Habituellement la personne avec qui vous signez une convention de formation ou un devis.
- Le bouton
permet de choisir le client. - Le bouton
permet d'accéder à la fiche du client. - Le bouton
permet de modifier les coordonnées du client en conservant la liaison entre la facture et le client.
Financeur
Il s'agit du client ou OPCA qui est facturé.
- Le bouton permet de choisir le financeur (client ou OPCA).
- Le bouton permet d'accéder à la fiche du client ou de l'OPCA.
- Le bouton permet de modifier les coordonnées du client (ou de l'OPCA) en conservant la liaison entre la facture et le client (ou l'OPCA).
Liaisons
- N° Session : les factures de session sont rattachée à une session. Le bouton permet d'accéder à la session.
Transformation des factures directes en factures de session :
Il est possible de rattacher une facture directe à une session. La facture directe devient donc une facture de session. Cette méthode peut engendrer un écart entre le chiffre d'affaire prévisionnel de votre session et le chiffre d'affaire facturé.
Réalisez cette opération en connaissance de cause.
- Acompte : montant de l'acompte versé au moment de la signature. Dans le cas d'une facture de session, l'acompte est renseigné sur le financement.
- N° Avoir : numéro de l'avoir associé à la facture. Ce champ s'alimente automatiquement lorsqu'un avoir est crée à partir de la facture. Voir les avoirs.
Etats de la facture
- A transférer en Compta : la facture a été générée et doit être transférée en comptabilité. La facture peut être modifiée.
- Transférée : la facture est transférée en comptabilité. Les quantités et prix unitaires de la facture ne sont pas modifiables.
- Imprimée : la facture a été imprimée au moins une fois. Vous pouvez imprimer un duplicata.
- Code Fact : utilisé pour le transfert en comptabilité.
Transfert en comptabilité :
Si vous utilisez le transfert en comptabilité, la case A transférer en Compta est automatiquement cochée lorsqu'une facture est générée. Le paramètre COCHAGEFACTATRANSF doit avoir la valeur -1.
La case Transférée est automatiquement cochée lorsque la facture est transférée en comptabilité.
Onglet Lignes
Cet onglet comprend le contenu de la facture : les produits qui sont facturés.
Certains champs sont spécifiques aux factures de sessions et d'autres aux factures directes. Le tableau ci-dessous récapitule l'ensemble des champs disponibles pour les deux types de factures.
| Nom du champ | Description | Sur facture de session | Sur facture directe |
|---|---|---|---|
| Qté | Quantité du produit | X | X |
| Code Produit | Code du produit. Cliquez sur pour sélectionner un produit. | X | X |
| Libellé | Libellé du produit affiché sur la facture. Par défaut, le libellé du produit. | X | X |
| Conv. | Numéro de convention de la formation. | X | |
| Nb H. | Durée de la prestation en heures | X | X |
| Nb J. | Durée de la prestation en jours | X | X |
| Nb Stag. | Nombre de stagiaires inscrits | X | |
| P. Unitaire | Prix unitaire du produit | X | X |
| TVA | Taux de TVA appliqué | X | X |
| Sect. Com. | Secteur commercial pour les statistiques. Par défaut, celui du client | X | X |
| Total HT | Montant total hors taxe | X | X |
| Observ. | Zone d'observation s'affichant sous le produit. | X | X |
| P. Cata | Prix catalogue, c'est-à-dire prix par défaut du produit. | X | X |
| Remise | Montant de la remise = prix catalogue - prix unitaire | X | X |
| N° Session | Numéro de session associée au produit facturé pour les statistiques. | X | |
| Détail | Affiche le détail des stagiaires facturés | X | |
| Statut | Utilisé pour de l'analytique en comptabilité. | X | X |
| Interv | Permet de rattacher la facture à un intervenant pour les statistiques. | X | |
| Projet | Permet de rattache la facture à un projet pour les statistiques. disponible uniquement avec le module des projets. | X |
Onglet Echéancier
Cet onglet permet de saisir et visualiser tous les éléments d'échéances, de dates de transfert ou de rappel sur une facture.
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Date Facture | Date de génération de la facture |
| Montant total TTC | Montant total à régler |
| Conditions de Paiement | Conditions de paiement pour le calcul de l'échéance (issues de la fiche client |
| Date Echéance | Date de règlement prévisionnel (calculée en fonction des conditions de paiement) |
| Date Règlement Total | Date du dernier règlement acquittant la facture lorsque une date est renseignée, la facture porte la mention “FACTURE ACQUITEE”. |
Echéances existantes
Vous enregistrez dans cette zone les règlements de la facture.
| Nom du champ | Description |
|---|---|
| Date Règlement | Date de paiement par le financeur |
| Date Echéance | Date de règlement prévisionnelle |
| Montant | Montant du règlement |
| N° de Pièce | Référence comptable (par exemple un numéro de chèque) |
| Date Transfert Compta | Date de transfert du règlement en comptabilité (champ mis à jour automatiquement) |
Relances
Ce cadre comprend trois champs correspondant aux dates de trois relances.
A chaque exécution d'une relance depuis l'assistant de relance, GesCOF met automatiquement à jour la date de la relance correspondante (il y a trois niveaux de relances).
Lorsque 3 rappels ont été effectués, la facture passe en contentieux. Dans la listing des factures, la case contentieux est cochée.
Vous pouvez intervenir manuellement dans ces champs pour ajouter ou supprimer des dates de relances.
Liaison comptabilité
Ce cadre comprend la date de transfert de la facture en comptabilité (voir le transfert en comptabilité). Le champ est mis à jour automatiquement. Vous ne pouvez pas intervenir dessus manuellement.
Barre d'outils
| Bouton | Description |
|---|---|
 | Imprime sans prévisualisation la facture en cours. |
 | Visualise la facture en cours. |
 | Accède à l'échéancier de la facture (équivaut à cliquer sur l'onglet Echéancier) |
 | Accède à la fiche du produit sélectionné. |
Menu Impressions
| Nom du menu | Description |
|---|---|
| Imprime Factures de la Session | Impression de toutes les factures et avoirs de la session. Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer l'impression. |
| Imprime Copie Client pour OPCA de la Session | Impression directe (sans aperçu) d'une copie de la facture à destination de l'OPCA. La mention COPIE est clairement mentionnée. |
| Imprimer factures par Lot | Impression des factures selon des critères : dates de facturation, dates de règlement total, numéro de facture, agence, projet (module des projets uniquement), session. ATTENTION : si vous ne choisissez aucun critère, TOUTES les factures seront imprimées. |
| Copie Client pour OPCA de la Session | Aperçu d'une copie de la facture à destination de l'OPCA. La mention COPIE est clairement mentionnée. |
| Lettre d'accompagnement | Lettre d'accompagnement pour la facture en cours. |
| Duplicata | Impression de la facture en cours avec la mention DUPLICATA. |
| Facture Globale | Permet d'afficher la facture en cours en fusionnant l'ensemble des produits sur une seule ligne à l'instar de la convention globale. |
| Attestation de paiement | Lettre d'attestation du paiement de la totalité de la facture en cours. L'attestation est indépendante des règlements. |
| traite | Lettre de traite sur la facture en cours |
| Lettre Désistement Règlement | Lettres de désistement des règlements de la facture en cours. |
| Listing facture/avoir avec total | Liste de toutes les factures et avoirs avec le montant de leur règlement. |
| Génération fichier GED | Génère un fichier spécifique pour la GED |
| PDF - Visualiser le fichier | Ouvre le fichier PDF de la facture. le fichier PDF doit être généré préalablement en utilisant la fonction Envoyer vers PDF dans la prévisualisation de la facture. |
Menu Modules
| Nom du menu | Description |
|---|---|
| Création avoirs sur facture en cours | Permet de créer un avoir par un assistant. |
| Visualisation avoirs sur facture en cours | Affiche l'avoir de la facture en cours. |
| Visualisation facture liée sur facture en cours | Affiche la facture créée suite à un avoir de la facture en cours. |
| Suivi des modifications de la facture | Affiche le journal des modifications de la facture. |
| Modifier paramètre d'impression | Permet de modifier les options d'affichage : planning de la session, liste des intervenants, lieu de la session, règlements de la facture. |
Menu Charges
Ce menu est accessible uniquement pour les factures directes.
Cet écran permet d'enregistrer des charges d'une prestation facturée directement. Utile pour les statistiques.
Accès aux factures
Pour accéder aux factures de session :
- bouton Factures depuis l'écran d'accueil
- depuis une session, option Factures générées du menu Factures
- option Listing factures du menu Facturation depuis l'écran d'accueil.
Pour accéder aux factures directes :
- option Factures directes depuis le menu Facturation depuis l'écran d'accueil.
- option Listing factures du menu Facturation depuis l'écran d'accueil.
Numérotation des factures
Se référer à l'article concernant le paramétrage des factures.
