Manuel GesCOF 7.3x

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Table des matières

Facturation des sessions

Principe

Les factures sont générées automatique à partir des informations de financements de vos sessions. Assurez-vous que :

  • vous avez au moins un stagiaire facturable,
  • les financements des stagiaires sont réalisés (notamment pour les gratuits la case “non facturable” doit être cochée),
  • les charges que vous facturez sont financées.

Pour ouvrir l'assistant de facturation, cliquez sur le bouton

1- Options de facturation

Facturation simplifiée

Cette méthode permet de produire rapidement des factures. Elle possède peu d'options.

Sessions facturées

Option Description
Facturer la Session Génère les factures de la session en cours.
Inclure Sessions Dédoublées Génère les factures pour la session en cours et ses sessions dédoublées.

Type de facturation

Option Description
Standard Génère autant de factures que de combinaisons client / financeur / numéro de convention / numéro de regroupement.
1 facture par stagiaire Génère autant de factures que de stagiaires.
1 facture par financeur Génère autant de factures que de financeurs.

Charges annexes

Option Description
Inclure en détail Les charges apparaissent dans le détail de la facture
Sur facture supplémentaire Les charges sont facturés séparément

Gestion de la numérotation

Permet de changer l'année et le mois de facturation.

Autres options

Option Description
Agence Fact Précise l'agence sur laquelle les factures seront affectées
Solde auto session Permet de solder automatiquement la session une fois les factures générées.
Gestion de la numérotation Précise le mois et l'année utilisés dans la numérotation des factures (par défauts, les paramètres TYPEFACTNUMMOIS et ANNEECOMPTABLE)
Date Facturation Précise la date de facturation (par défaut, la date du jour)
Imprime les factures Permet d'imprimer les factures directement au moment de leur création

Facturation avancée

L'assistant de facturation avancé possède plus d'options que l'assistant simplifié. Il permet entre autres de facturer en plusieurs fois (par exemple par période).

Sessions facturées

Option Description
Facturer la Session Génère les factures de la session en cours.
Inclure Sessions Dédoublées Génère les factures pour la session en cours et ses sessions dédoublées.

Type de facturation

Option Description
Standard Génère autant de factures que de combinaisons client / financeur / numéro de convention / numéro de regroupement.
1 facture par stagiaire Génère autant de factures que de stagiaires.
1 facture par financeur Génère autant de factures que de financeurs.
1 facture par convention Génère une facture par numéro de convention. :info: les numéros de convention sont enregistrés au niveau des inscriptions des participants.

Vous pouvez choisir de ne facturer qu'un seul client ou qu'un seul stagiaire.

Nombre d'Heures prises en compte

Option Description
Heures Sessions Affiche le nombre d'heures et de jours de la session.
Heures Stagiaire Affiche le cumul d'heures et de jours des stagiaires. Par exemple : 2 stagiaires qui suivent 14h de formation, GesCOF affiche 28h.

Numérotation

Permet de changer l'année et le mois de facturation.

Charges annexes

Option Description
Inclure en détail Les charges apparaissent dans le détail de la facture
Sur facture supplémentaire Les charges sont facturés séparément

Facturation en plusieurs fois

  • soit par période
  • soit par pourcentage du total

Libellé facture

Il s'agit du libellé dans l'en-tête de la facture.

Option Description
Session + dates + n° conv Par exemple : anglais initiation : du 22/05/2012 au 25/05/2012 (convention n° 3378)
Libellé session seul Par exemple : anglais initiation
Participants Par exemple: Jacques DECAZE - Marianne GENTIL
Ancun Pas de libellé
Personnalisé Par exemple : Facturation de Monsieur Jacques DECAZE - Madame Marianne GENTIL
Manuel Le texte que vous saisissez s'affiche sur chaque facture

Libellé détail du produit de formation

Il s'agit de la description sous le produit de formation.

Option Description
Liste des participants Par exemple : Jacques DECAZE - Marianne GENTIL
Dates Par exemple : Session n° 120056A du du 22/05/2012 au 25/05/2012
Aucun Aucune description ne s'affiche
Personnalisé Par exemple : Session n° 120056A du du 22/05/2012 au 25/05/2012. Jacques DECAZE - Marianne GENTIL - Nombre de stagiaire(s) : 2
Manuel Le texte que vous saisissez s'affiche sur chaque facture

Autres options

Option Description
Agence Fact Précise l'agence sur laquelle les factures seront affectées
Affecter Ag du Client Permet d'affecter les factures sur les mêmes agence que les clients.
Gestion Automatique du Solde Session Permet de solder automatiquement la session une fois les factures générées.
Date Facturation Précise la date de facturation (par défaut, la date du jour)
Imprime les factures Permet d'imprimer les factures directement au moment de leur création

2- Lancer la pré-facturation

Avant de générer les factures, vous devez faire une pré facturation (équivalent à une simulation).

En pré facturation, les factures ne sont pas générées. Cette étape vous permet de :

  • choisir les factures à générer,
  • modifier le montant des factures à générer (par exemple pour facturer en plusieurs fois),
  • contrôler les factures à générer.

  • Lancez la pré facturation en cliquant sur le bouton

3- Options avant facturation

Vous avez la possibilité de contrôler la facturation avant de générer les factures.

Bouton Détail Affiche le détail d'une facture.
Bouton Imp JOURNAL Pré-Factures Affiche la liste des clients, des financeurs et des stagiaires et les montants à facturer.
Bouton Imp Pré-Factures Document présenté comme une facture. Les montants affichés sont en TTC.

Pour vérifier les montants en TTC, utilisez l'impression pré facture.

4- Valider la facturation

  • Générez les factures en cliquant sur le bouton
  • Une fois les factures générées, elles s'affichent alors automatiquement. Voir les factures.