Les documents dans GesCOF
Avec GesCOF, les documents sont déjà intégrés dans l'application. Ainsi, vous bénéficiez de documents correspondant à de nombreuses situations. Vous trouverez-ci après la liste des documents dont vous disposez.
Fusion avec Word®
Il est possible d'exporter des données afin de les exploiter en fusion vers Word®. Cette solution exige des connaissances sous Word® mais vous permet de créer vos propres modèles de documents.
Voir l'article sur la fusion vers Word
Documents de session
Inscriptions des stagiaires
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Bulletin d'inscription | Documents > Stagiaires/Clients > BI Session Vierge | voir un exemple |
| Confirmation de commande | Documents > Stagiaires/Clients > Confirmation commande client | voir un exemple |
| Confirmation d'inscription | Documents > Stagiaires/Clients > Confirmation inscriptions session | voir un exemple |
| Relance de réservations commerciales | Documents > Stagiaires / Client > Relance sur réservations commerciales | voir un exemple |
| Suivi d'inscription individuel | Documents > Organisateur > Suivi inscriptions | voir un exemple |
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Convention simplifiée de formation | Documents > Stagiaires/Clients > Conventions de formation > Conventions automatiques par clients | voir un exemple |
| Lettre d'accompagnement de la convention | Documents > Stagiaires/Clients > Conventions de formation > Lettre d'accompagnement | voir un exemple |
| Liste des stagiaires (annexe à la convention) | Documents > Stagiaires/Clients > Conventions de formation > Annexe - Liste stagiaires | voir un exemple |
| Contrat de prestation (pour les particuliers) | Documents > Stagiaires/Clients > Conventions de formation > Contrat de prestation avec particulier | voir un exemple |
Attestations
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Attestation de fin de formation | Documents > Stagiaires/Clients > Attestations > Attestation Présence | voir un exemple |
| Attestation de présence individuelle | Documents > Stagiaires/Clients > Attestations > Attestation Présence | voir un exemple |
| Attestation de présence collective | Documents > Stagiaires/Clients > Attestations > Attestation Présence | voir un exemple |
| Attestation de réussite | Documents > Stagiaires/Clients > Attestations > Attestation Présence | voir un exemple |
| Certificat | Documents > Stagiaires/Clients > Attestations > Attestation Présence | voir un exemple |
| Lettre d'accompagnement des attestations stagiaires | Documents > Stagiaires/Clients > Attestations > Lettre accompagnement attestation | voir un exemple |
| Attestation d'animation | Documents > Intervenants > Attestations | voir un exemple |
| Passeport de formation | Documents > Stagiaires/Clients > Passeports formations stagiaires | Voir un exemple |
| ou depuis la fiche stagiaire |
Convocations
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Convocation individuelle des stagiaires | Documents > Stagiaires/Clients > Convocations > Automatiques | voir un exemple |
| Convocation collective des stagiaires | Documents > Stagiaires/Clients > Convocations > Automatiques | voir un exemple |
| Lettre d'accompagnement des convocations stagiaires | Documents > Stagiaires/Clients > Convocations > Lettre accompagnement convocations | voir un exemple |
| Convocation des intervenants | Documents > Intervenants > Convocations | voir un exemple |
Feuilles de présence (émargement)
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Emargement collectif | Documents > Stagiaires/Clients > Feuille d'émargement (individuel/collectif) | voir un exemple |
| Emargement collectif par jour | Documents > Stagiaires/Clients > Feuille d'émargement (individuel/collectif) | voir un exemple |
| Emargement individuel | Documents > Stagiaires/Clients > Feuille d'émargement (individuel/collectif) | voir un exemple |
| Emargement FAFCEA | Documents > Stagiaires/Clients > Feuille d'émargement (individuel/collectif) | voir un exemple |
| Emargement mensuel individuel | Documents > Stagiaires/Clients > Feuille d'émargement mensuelle individuelle | voir un exemple |
Pour la feuille d'émargement FAFCEA, le statut du participant doit contenir le mot “FAFCEA”.
Contrats d'intervention
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Confirmation de stage | Documents > Intervenants > Confirmation de stage | voir un exemple |
| Contrat de prestation | Documents > Intervenants > Contrat de prestation de service | voir un exemple |
| Contrat de travail | Documents > Intervenants > Contrat de travail | voir un exemple |
| Ordre de mission | Documents > Intervenants > ordre de mission | voir un exemple |
Evaluations
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Fiche d'évaluation de la formation pour le stagiaire | Documents > Stagiaires/Clients > Fiche d'évaluation | voir un exemple |
| Fiche d'évaluation de la formation pour le formateur | Documents > Intervenants > Fiche évaluation | voir un exemple |
| Fiche d'évaluation des stagiaires (pour le formateur) | Documents > Intervenants > Evaluations individuelles stagiaires | voir un exemple |
Accueil
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Chevalets stagiaires | Documents > Stagiaires/Clients > chevalets | voir un exemple |
| Chevalets intervenants | Documents > Intervenants > chevalets | voir un exemple |
| Etiquettes/badges stagiaires | Documents > Stagiaires/Clients > Etiquettes stagiaires - badges | voir un exemple |
| Etiquettes/badges intervenant | Documents > Intervenants > Etiquettes / badges | voir un exemple |
| Bon de commande repas (Fiche repas) | Documents > Intervenants > Fiche repas | voir un exemple |
| Plaque d'accueil d'une journée | Documents > Organisateur > Plaque accueil par jour | voir un exemple |
| plaque d'accueil de la session | Documents > Organisateur > Plaque accueil global session | voir un exemple |
| Plaque de porte | Documents > Organisateur > Plaque de porte | voir un exemple |
Organisation
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Lettre d'accompagnement des documents clients | Documents > Stagiaires/Clients > Lettre accompagnement “tout document” | voir un exemple |
| Annulation à destination du client | Documents > Stagiaires/Clients > Annulation de session | voir un exemple |
| Annulation à destination de l'intervenant | Documents > Intervenants > Annulation de session | voir un exemple |
| Demande de prise en charge FAFCEA | Documents > Stagiaires/Clients > FAFCEA : demande de prise en charge | voir un exemple |
| Remerciement d'intervention | Documents > Intervenants > Remerciements | voir un exemple |
| Planning par participant | Documents > Stagiaires/Clients > Planning session - Dates spécifiques | voir un exemple |
| Planning par intervenant | Documents > Intervenants > Planning session | voir un exemple |
| Planning de la session | Documents > Organisateur > Planning session | voir un exemple |
| Liste des stagiaires par jour pour chaque intervenant | Documents > Intervenants > Présences par jour | voir un exemple |
| Liste des stagiaires | Documents > Intervenants > Liste des stagiaires | voir un exemple |
| Liste des participants par ordre d'inscription | Documents > Organisateur > Suivi des stagiaires inscrits | voir un exemple |
| Liste des participants par niveau d'inscription | Documents > Organisateur > Liste des stagiaires avec niveau confirmation | voir un exemple |
| Rapport de session | Documents > Organisateur > Rapport de session | voir un exemple |
| Plan d'interventions | Documents > Organisateur > Plan d'intervention | voir un exemple |
| Suivi des réservations commerciales | Documents > Organisateur > Suivi commercial session | voir un exemple |
| Fiche de vie | Documents > Organisateur > Fiche de vie de la session | |
| Tâches à réaliser | Documents > Organisateur > Tâches à réaliser | voir un exemple |
Présences et absences
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Courrier de relevé d'absences par client | Documents > Stagiaires/Clients > Relevé absences | voir un exemple |
| Relevé d'absences | Documents > Organisateur > Relevé absences | voir un exemple |
| Relevé d'absences par stagiaire | Documents > Organisateur > Relevé absences/stagiaire | voir un exemple |
| Relevé de présences | Documents > Organisateur > Relevé présences | voir un exemple |
| Relevé de présences par stagiaires | Documents > Organisateur > Relevé présences/stagiaires | voir un exemple |
| Récapitulatif mensuel des heures de présences | Documents > Organisateur > Récap heures présence (sur un mois) | voir un exemple |
| Taux d'assuidité par stagiaire sur une période | Documents > Organisateur > Récap heures présence (mensuel sur période) | voir un exemple |
Suivi financier
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Récapitulatif administratif | Documents > Organisateur > Récap administratif de session | voir un exemple |
| Suivi financier | Documents > Organisateur > Suivi financier session | voir un exemple |
| Suivi des charges | Documents > Organisateur > Suivi des charges annexes | voir un exemple |
| Validation des éléments financiers | Documents > Organisateur > Validation éléments financiers | voir un exemple |
| Suivi de facturation par stagiaire | Documents > Organisateur > Suivi des facturations par stagiaires | voir un exemple |
| Suivi de facturation par client | Documents > Organisateur > Suivi des facturations par clients | |
| Synthèse des financements | Documents > Organisateur > Synthèse élements financiers - prépa facturation | voir un exemple |
| Suivi journalier | Documents > Organisateur > Suivi journalier session | voir un exemple |
| Suivi des financements sans prise en charge | Documents > Organisateur > Suivi prises en charge financements | voir un exemple |
| Eta de la rentabilité de la session | Documents > Organisateur > Suivi rentabilité sessions | voir un exemple |
Pour accéder à l'assistant de gestion SST, ouvrez le menu Modules puis cliquez sur Gestion - Impression SST
| Formation | Nom du document | Menu pour y accéder | |
| SST | Déclaration à la médecine du travail | Assistant Gestion - Impression SST | Voir un exemple |
| SST | Notification d'ouverture | Assistant Gestion - Impression SST | Voir un exemple |
| SST | Fiche individuelle de suivi et évaluation du SST | Assistant Gestion - Impression SST | Voir un exemple |
| SST | Procès-verbal (PV) | Assistant Gestion - Impression SST | Voir un exemple |
| SST | Certificat (sur papier pré-imprimé) | Assistant Gestion - Impression SST | Voir un exemple |
| Habilitation électrique | Titre d’habilitation électrique | Documents > Stagiaires/Clients > Habilitations > Habilitation électrique | Voir un exemple |
| CACES | Permis CACES | Documents > Stagiaires/Clients > Habilitations > CACES - Permis | Voir un exemple |
| CACES | Autorisation de conduite CACES | Documents > Stagiaires/Clients > Habilitations > CACES - Autorisation de conduite | Voir un exemple |
| CACES | Lettre de formation complémentaire CACES (en cas d'échec) | Documents > Stagiaires/Clients > Habilitations > CACES - Lettre formation complémentaire | Voir un exemple |
| SSIAP | Certificat médical | Documents > Stagiaires/Clients > Habilitations > SSIAP Certificat médical | Voir un exemple |
| SSIAP | Diplôme SSIAP | Documents > Stagiaires/Clients > Habilitations > SSIAP Diplôme … | Voir un exemple |
| SSIAP | Attestation SSIAP | Documents > Stagiaires/Clients > Habilitations > SSIAP Attestation | Voir un exemple |
| DPC | Attestation DPC | Documents > Stagiaires/Clients > Attestations > Attestation DPC | Voir un exemple |
Documents de facturation
Factures
Pour accéder aux factures :
soit depuis une session, ouvrez le menu Factures puis cliquez sur Factures générées
soit depuis l'écran d'accueil, cliquez sur le bouton Factures (uniquement factures de session)
soit depuis l'écran d'accueil, ouvrez le menu Facturation (factures de sessions et factures directes)
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Facture de formation | Bouton d'aperçu ou menu Impressions > Imprimer factures de la session | Voir un exemple |
| Facture directe | Ecran d'accueil, menu Facturation > Factures directes | Voir un exemple |
| Facture pour le compte d'un tier | Bouton d'aperçu ou menu Impressions > Imprimer factures de la session | Voir un exemple |
| Facture acquitté avec règlements | Bouton d'aperçu ou menu Impressions > Imprimer factures de la session | Voir un exemple |
| Copie de la facture OPCA (pour le client) | Impressions > Copie client pour facture OPCA | Voir un exemple |
| Lettre d'accompagnement de la facture | Impressions > Lettre accompagnement | Voir un exemple |
| Duplicata | Impressions > Duplicata | Voir un exemple |
| Facture globale (sans détail) | Impressions > Facture globale | Voir un exemple |
| Lettre d'attestation de paiement | Impressions > Attestation paiement | Voir un exemple |
| Traite sur facture | Impressions > Traite | traite.pdf |
| Lettre de désistement de paiement | Impressions > Lettre désistement règlement | Voir un exemple |
Avoir
Pour accéder aux avoir, ouvrez le menu Facturation depuis l'écran d'accueil
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Avoir | Bouton d'aperçu ou menu Impressions > Imprimer Avoirs par lot | Voir un exemple |
| Lettre d'accompagnement de l'avoir | menu Impressions > Lettre accompagnement | Voir un exemple |
Relances de paiement
Pour ouvrir l'assistant de relance, ouvrez le menu Facturation depuis l'écran d'accueil puis cliquez sur Relances factures clients/OPCA puis Relances factures clients.
Autre
| Nom du document | Menu pour y accéder | |
| Bordereau de remise de chèque | Facturation > Imp. bordereau de remise | Voir un exemple |
Documents commerciaux
Dossier commercial
Relances de stages
L'assistant de relance des stagiaires est accessible depuis l'écran d'accueil, menu Modules
Manuel GesCOF 7.3x
