Récupération des pré-inscriptions

Une fois que vos clients auront validé leur panier, leurs demandes de pré-inscriptions s'enregistrent. Vous recevez une notification par e-mail. L'importation consiste ensuite à enregistrer les demandes d'inscription dans GesCOF.

Remarque : il peut y avoir jusqu'à 20 minutes de délai entre le moment de la validation par le client et sa prise en compte dans GesCOF.

1. Ouvrez l'assistant d'importation

Ouvrez le menu Internet puis cliquez sur Import Migal

S'il y a des pré-inscriptions à traiter, le message “Des inscriptions Migal sont en attente de gestion” s'affiche. Cliquez sur Oui pour ouvrir l'assistant d'importation.

2. Lecture/vérification des données à traiter

Cliquez sur Traiter les données d'internet

La liste des pré-inscriptions s'affiche dans le tableau plus bas

Facultatif : cliquez sur Vérifier / modifier les données d'internet pour afficher les clients/prospects

Cet écran vous permet de vérifier l'identité des demandeurs et de faire le rapprochement avec des clients existants dans votre base.

GesCOF fait un rapprochement automatique avec les clients existants dans votre base. Si le client ne reconnait pas automatiquement, vous pouvez le sélectionner manuellement. Si un client est reconnu par erreur, supprimez l'association (double-cliquez sur le code client).

3. Sélection des pré-inscriptions

Dans la liste des pré-inscriptions, sélectionnez à gauche celles à traiter.

Pour supprimer des pré-inscriptions, sélectionnez à droite puis cliquez sur Supprimer

4. Méthode d'intégration

GesCOF ventilera automatiquement les pré-inscriptions dans le suivi commercial et dans les sessions.

Cette ventilation possède trois modes de fonctionnement :

Génération des dossiers commerciaux pour toutes les demandes : toutes les pré-inscription sont enregistré dans le suivi commercial
Inscription dans sessions pour clients IDENTIFIES : les pré-inscriptions des clients existants dans la base sont enregistrées dans les sessions, les autres demandes (clients inconnus) dans le suivi commercial.
Inscription dans sessions pour les clients AUTHENTIFIES : les pré-inscriptions des clients authentifiés (voir l'authentification des clients ) sont enregistrées dans les sessions, les autres demandes (clients inconnus et clients non authentifiés) dans le suivi commercial.

5. Options

Voici la liste des options possibles selon la méthode d'intégration choisie :

Option	Description
Commercial en charge	uniquement pour la 1ère méthode. Permet de choisir le commercial produit des dossiers commerciaux qui seront générés.
Rattach Secteur	uniquement pour la 1ère méthode. Permet de choisir le secteur commercial associé aux dossiers commerciaux qui seront générés.
Niveau Confirmation	uniquement pour les 2ème et 3èmes méthodes. Permet de choisir le niveau de confirmation des inscriptions qui seront générées.
Impression CR imprimante	Cochée, envoie le compte-rendu d'intégration sur l'imprimante par défaut. Par défaut, le compte-rendu est généré en pdf dans le dossier `Résa`.

Génération d'e-mails d'information : par défaut les cases “Responsable”, “Assistant”, “Commercial” sont cochées, ce qui aura pour effet d'envoyer une notification par e-mail aux personnes respectivement concernées par les sessions et les dossiers commerciaux traités.

6- Validation

Cliquez sur le bouton
un compte-rendu est généré.