Fichier des stagiaires

Définition

On appelle Stagiaire dans GesCOF toute personne ayant une fiche dans le fichier des Stagiaires. Il s'agit d'un participant d'une ou plusieurs sessions de formation.

Notion de participant :
Le participant est la personne inscrite dans une session.

Un stagiaire peut donc être plusieurs fois participant. Mais un participant ne doit correspondre qu'à un seul stagiaire.

ATTENTION :
Un participant n'a pas forcément de fiche stagiaire car il est possible d'inscrire des participants sans les créer dans le fichier des stagiaires. C'est à vous de vous assurer que votre participant est un stagiaire dans GesCOF. C'est facile : le stagiaire possède un numéro, pas le participant.

Avantages de créer des fiche stagiaire :
Grace au fichier des stagiaires, vous pourrez suivre précisément le parcours des stagiaires et imprimer des passeports de formations exhaustifs.

Fiche stagiaire

L'historique du stagiaire apparaît sur la partie droite de l'écran. Vous pouvez accéder aux sessions en double-cliquant sur leur numéro.

Informations signalétiques

Nom du champ	Description
Nom	Nom du stagiaire.
Prénom	Prénom du stagiaire.
Adresse	Adresse du stagiaire.
CP / Ville	GesCOF propose la commune correspondante au code postal. La correspondance code postal / ville est paramétrée dans laliste des villes.
Téléphone	Numéro de téléphone.
Email	Adresse électronique. Ce champ est indispensable pour utiliser les assistants emails de GesCOF.
Portable	Numéro de téléphone mobile.
Ent / Client	Référence au client.
Contact	Contact client référent du stagiaire

Informations complémentaires

Nom du champ	Description
Fonction	Fonction du stagiaire au sein de son entreprise. Choisissez une fonction parmi une liste des fonctions. Vous pouvez choisir plusieurs fonctions en cliquant sur le bouton .
Matricule	Numéro de matricule du stagiaire.
Service	Nom du service auquel appartient le stagiaire.
MDP Web	Mot de passe web Migal. Le bouton permet d'envoyer le mot de passe par e-mail à l'adresse saisie dans Mail. Ce même bouton permet de générer un mot de passe aléatoire si le champ est vide.

Onglet d'informations individuelles

Nom du champ	Description
Sexe	Cliquez sur M pour un homme et F pour une femme
Lieu de naissance	Le lieu de naissance du stagiaire.
Date de naissance	La date de naissance du stagiaire. Utilisé dans le cas de formation en sécurité.
N° Sécurité sociale	Numéro de sécurité sociale.
Nationalié	Nationalité du stagiaire
Photo	Lien vers un fichier contenant la photo du stagiaire
Niveau	Niveau actuel du stagiaire
Facturable	Si décochée, le stagiaire sera inscrit par défaut comme “non facturable”

Onglet d'informations SST

Cet onglet est affiché uniquement lorsque le paramétrage SST est actif.

Nom du champ	Description
Date de formation initiale	Date de la formation initiale.
N° Carte	Numéro de la carte de sauveteur obtenue. Lors de la validation de la formation initiale, GesCOF proposera un numéro de carte.
Date Dernier Recyclage	Date du dernier recyclage SST

Onglet d'informations DPC

Cet onglet est affiché uniquement lorsque le paramétrage DPC est actif.

Nom du champ	Description
N° RPPS ou Adeli	Saisir ici le numéro d'enregistrement dans le répertoire professionnel
Mode d'exercice	Choisir salarié, libéral, mixte (salarié et libéral), ou dans le service de santé des armées
Profession	Choisir dans la liste réglementée des professions de santé

Onglet d'informations complémentaires

Nom du champ	Description
Situation familiale	Situation de famille du stagiaire à choisir parmi les options proposées.
Tuteur	Nom du tuteur légal.
Nb enfants	Nombre d'enfants à charge.
T. COTOREP	Indique s'il s'agit d'un travailleur COTOREP.
Adresse	adresse du tuteur.
Tél Tuteur	Numéro de téléphone du tuteur.
CP / Ville	Code postale et ville du tuteur.
Fonction	Fonction du tuteur.

Historique

Sur la partie droite de l'écran s'affiche l'historique du stagiaire. Il s'agit de toutes les sessions sur lequel il est inscrit.

L'onglet “Formations certifiantes” comporte uniquement l'historique des sessions :

soit dans lesquelles le stagiaire reçoit un numéro de certificat (en utilisant l'outil de suivi des évaluations stagiaires)
soit de type CACES, Habilitation électrique, SST, CATEC, habilitation mécanique ou Habilitation véhicules électriques

Barre d'outils

Bouton	Description
	Imprime la fiche du stagiaire.
	Affiche la liste des dossiers commerciaux associés à ce stagiaire. Ne fonctionne pas pour les dossiers commerciaux avec plusieurs stagiaires.
	Affiche la liste des stagiaires avec leurs adresses emails et permet l'envoi d'email avec Outlook.
	Crée la fiche Client à partir de la fiche stagiaire. A utiliser uniquement dans le cas de particuliers.
	Crée un contact client à partir de la fiche stagiaire.
	Affiche le planning du stagiaire.
	Assistant permettant d'inscrire le stagiaire à plusieurs sessions. Utile dans le cas d'inscription à un parcours.
	Permet d'associer un cursus au stagiaire (le cursus doit préalablement être créé)
	Permet de planifier un stagiaire sur des dates spécifiques sur plusieurs sessions (par exemple dans le cadre d'une formation multi-session ou d'un cursus)

Menu Impressions

Nom du menu	Description
Fiche signalétique - Fusion Word	Créé un fichier contenant toutes les informations du stagiaire pour faire du publipostage.
Passeport Formation	Affiche le passeport du stagiaire (son historique) sur une période données.

Menu outils

Nom du menu	Description
Suivi des tâches	Permet de créer et visualiser les tâches associées à ce stagiaire
Suivi des financements INTER	Affiche la liste des financements du stagiaire.
Suivi habilitations	Affiche la liste de toutes les habilitations reçues.
Accès FTP - Espace Stagiaire	Affiche le dossier FTP du stagiaire pour partager des fichiers avec lui.
Anonymisation stagiaire (RGPD)	Supprimer toutes les données personnelles du stagiaires y compris dans les sessions
Importation de données	Permet d'importer des stagiaires.