Afin de faire un diagnostic de votre base voici les points à valider ou corriger, module par module.
1. Vérifier que tous les produits sont rattachés à une spécialité formation cohérente et qu’il y a bien le bon niveau de formation.
Par exemple une formation CACES ne doit pas être classée en spécialité 100 « formations générales ».
2. Assurez-vous qu’il n’y ai pas de produits hors formation dans les produits de votre catalogue. Sauf cas particulier, vous ne devez avoir dans les produits de formation que de la pédagogie. Si vous détectez un produit hors formation mal rentré, par exemple « support de cours », décochez la case produit de formation, il sera automatiquement reclassé.
1. Ouvrez la liste de vos clients. Si vous repérez des OPCA (par exemple AGEFOS ou FAFIEC) cela signifie qu'ils sont mal rentrés et vous devez les faire basculer dans le fichier des OPCA. (Sauf si vous avez formé les salariés d’un OPCA, auquel cas ne rectifiez rien). Ouvrez la fiche en question, puis dans le menu du haut Outils cliquez sur Basculer vers OPCA.
2. Sur les fiches clients des particuliers (clients individuels) assurez-vous que le champ Type facturation contienne Particulier au lieu de « Entreprise HT »
3. Sur certaines de vos fiches clients, vous devez caractériser la fiche. Pour toutes les entreprises privées, le champ catégorisation doit rester vide mais pour d’autres structures comme les Mairies, les Ministère, les Conseils régionaux, les pôles emploi, etc, vous devez les rattacher à la bonne valeur.
1. Ouvrez la liste de vos OPCA. Si vous repérez des organismes non Opca (par exemple Pôle Emploi) cela signifie qu'ils sont mal rentrés et vous devez les faire basculer dans le fichier des clients. Ouvrez la fiche en question, puis dans le menu du haut Fichiers cliquez sur Basculer vers Clients.
1. Identifiez dans la liste les formateurs dits « internes », c’est-à-dire ceux avec qui vous avez un lien salarial (CDD ou CDI), et assurez-vous que dans l’onglet Tarifs/statut la case permanent ou CDD Vacataire soit cochée.
2. Identifiez dans la liste les formateurs dits « externes », c’est-à-dire ceux qui vous facturent en fin d’animation, et assurez-vous que la case sous-traitants soit cochée dans l’onglet tarifs/Statut.
3. Pour tous vos organismes extérieurs avec qui vous travaillez, pensez à noter leur numéro de déclaration d’activité dans le champ N° formation de l’onglet Administratif.
1. Depuis l’écran d’accueil, ouvrez le menu GesCOF puis Fichiers-liste puis statuts, et cliquer sur statuts stagiaires. Les informations notées sur cet écran doivent correspondre aux différents publics qui fréquentent votre organisme, et la configuration doit être adaptée à la ventilation qui sera faite au BPF. Ces statuts sont utilisés à chaque inscription.
1. Tous les plannings des sessions doivent être saisis au plus juste, car GesCOF calcule les données du BPF à partir des plannings.
1. Pour chaque participant inscrit, vérifiez la case statut (voir “Statuts des participants” décris plus haut)
2. Dans le cas où vous auriez des participants prévisionnels (absence des noms des participants), assurez-vous seulement que le nombre de lignes correspond au nombre de participants.
1. Les sessions inter comme intra doivent être financées. Il est important dans le cas d’une subrogation partielle ou totale que l’OPCA soit mentionné dans les financements à hauteur de la part prise en charge.