Table des matières
Facturation des sessions
Principe
Les factures sont générées automatique à partir des informations de financements de vos sessions. Assurez-vous que :
- vous avez au moins un stagiaire facturable,
- les financements des stagiaires sont réalisés (notamment pour les gratuits la case “non facturable” doit être cochée),
- les charges que vous facturez sont financées.
Pour ouvrir l'assistant de facturation, cliquez sur le bouton 
1- Options de facturation
Facturation simplifiée
Cette méthode permet de produire rapidement des factures. Elle possède peu d'options.
Sessions facturées
| Option | Description |
|---|---|
| Facturer la Session | Génère les factures de la session en cours. |
| Inclure Sessions Dédoublées | Génère les factures pour la session en cours et ses sessions dédoublées. |
Type de facturation
| Option | Description |
|---|---|
| Standard | Génère autant de factures que de combinaisons client / financeur / numéro de convention / numéro de regroupement. |
| 1 facture par stagiaire | Génère autant de factures que de stagiaires. |
| 1 facture par financeur | Génère autant de factures que de financeurs. |
Charges annexes
| Option | Description |
|---|---|
| Inclure en détail | Les charges apparaissent dans le détail de la facture |
| Sur facture supplémentaire | Les charges sont facturés séparément |
Gestion de la numérotation
Permet de changer l'année et le mois de facturation.
Autres options
| Option | Description |
|---|---|
| Agence Fact | Précise l'agence sur laquelle les factures seront affectées |
| Solde auto session | Permet de solder automatiquement la session une fois les factures générées. |
| Gestion de la numérotation | Précise le mois et l'année utilisés dans la numérotation des factures (par défauts, les paramètres TYPEFACTNUMMOIS et ANNEECOMPTABLE) |
| Date Facturation | Précise la date de facturation (par défaut, la date du jour) |
| Imprime les factures | Permet d'imprimer les factures directement au moment de leur création |
Facturation avancée
L'assistant de facturation avancé possède plus d'options que l'assistant simplifié. Il permet entre autres de facturer en plusieurs fois (par exemple par période).
Sessions facturées
| Option | Description |
|---|---|
| Facturer la Session | Génère les factures de la session en cours. |
| Inclure Sessions Dédoublées | Génère les factures pour la session en cours et ses sessions dédoublées. |
Type de facturation
| Option | Description |
|---|---|
| Standard | Génère autant de factures que de combinaisons client / financeur / numéro de convention / numéro de regroupement. |
| 1 facture par stagiaire | Génère autant de factures que de stagiaires. |
| 1 facture par financeur | Génère autant de factures que de financeurs. |
| 1 facture par convention | Génère une facture par numéro de convention.  les numéros de convention sont enregistrés au niveau des inscriptions des participants. |
Vous pouvez choisir de ne facturer qu'un seul client ou qu'un seul stagiaire.
Nombre d'Heures prises en compte
| Option | Description |
|---|---|
| Heures Sessions | Affiche le nombre d'heures et de jours de la session. |
| Heures Stagiaire | Affiche le cumul d'heures et de jours des stagiaires. Par exemple : 2 stagiaires qui suivent 14h de formation, GesCOF affiche 28h. |
Numérotation
Permet de changer l'année et le mois de facturation.
Charges annexes
| Option | Description |
|---|---|
| Inclure en détail | Les charges apparaissent dans le détail de la facture |
| Sur facture supplémentaire | Les charges sont facturés séparément |
Facturation en plusieurs fois
- soit par période
- soit par pourcentage du total
Libellé facture
Il s'agit du libellé dans l'en-tête de la facture.
| Option | Description |
|---|---|
| Session + dates + n° conv | Par exemple : anglais initiation : du 22/05/2012 au 25/05/2012 (convention n° 3378) |
| Libellé session seul | Par exemple : anglais initiation |
| Participants | Par exemple: Jacques DECAZE - Marianne GENTIL |
| Ancun | Pas de libellé |
| Personnalisé | Par exemple : Facturation de Monsieur Jacques DECAZE - Madame Marianne GENTIL |
| Manuel | Le texte que vous saisissez s'affiche sur chaque facture |
Libellé détail du produit de formation
Il s'agit de la description sous le produit de formation.
| Option | Description |
|---|---|
| Liste des participants | Par exemple : Jacques DECAZE - Marianne GENTIL |
| Dates | Par exemple : Session n° 120056A du du 22/05/2012 au 25/05/2012 |
| Aucun | Aucune description ne s'affiche |
| Personnalisé | Par exemple : Session n° 120056A du du 22/05/2012 au 25/05/2012. Jacques DECAZE - Marianne GENTIL - Nombre de stagiaire(s) : 2 |
| Manuel | Le texte que vous saisissez s'affiche sur chaque facture |
Autres options
| Option | Description |
|---|---|
| Agence Fact | Précise l'agence sur laquelle les factures seront affectées |
| Affecter Ag du Client | Permet d'affecter les factures sur les mêmes agence que les clients. |
| Gestion Automatique du Solde Session | Permet de solder automatiquement la session une fois les factures générées. |
| Date Facturation | Précise la date de facturation (par défaut, la date du jour) |
| Imprime les factures | Permet d'imprimer les factures directement au moment de leur création |
2- Lancer la pré-facturation
Avant de générer les factures, vous devez faire une pré facturation (équivalent à une simulation).
En pré facturation, les factures ne sont pas générées. Cette étape vous permet de :
- choisir les factures à générer,
- modifier le montant des factures à générer (par exemple pour facturer en plusieurs fois),
- contrôler les factures à générer.
- Lancez la pré facturation en cliquant sur le bouton
3- Options avant facturation
Vous avez la possibilité de contrôler la facturation avant de générer les factures.
Bouton Détail |  | Affiche le détail d'une facture. |
Bouton Imp JOURNAL Pré-Factures |  | Affiche la liste des clients, des financeurs et des stagiaires et les montants à facturer. |
Bouton Imp Pré-Factures |  | Document présenté comme une facture. Les montants affichés sont en TTC. |
Pour vérifier les montants en TTC, utilisez l'impression pré facture.
4- Valider la facturation
- Générez les factures en cliquant sur le bouton
- Une fois les factures générées, elles s'affichent alors automatiquement. Voir les factures.