Fichier des clients

Définition

On appelle Client dans GesCOF toute personne morale (entreprise, association, collectivité) ou physique susceptible d’être facturé.

Seul les OPCA (Organisme Paritaire Collecteur Agréé) ne sont pas gérés dans ce ficher mais dans un fichier spécifique aux OPCA.

Fiche client

Informations signalétiques

Nom du champ	Description
Raison sociale / Nom - Prénom	Dénomination de la personne morale.
Adresse	L'adresse du client jusqu'à trois lignes. Le bouton permet d'ouvrir un plan ou définir un itinéraire (Mappy® ou Via Michelin®)
CP / Ville	En sélectionnant le code postal, GesCOF vous propose les villes associés. Si vous entrez un cedex, vous devrez saisir manuellement le nom de la ville.
Abr / Pays	Utilisé dans le cas de clients étrangers. Sélectionnez le pays dans la liste.
Tél 1	Obligatoire : le numéro de téléphone permet d'identifier le client. Si vous ne connaissez pas le numéro de téléphone, saisissez `0000000000`.
Fax	Numéro de fax
Tél 2	Second numéro de téléphone.
e-mail général	e-mail de l'entreprise. Utilisé dans l'assistant d'envoi d'e-mail comme adresse par défaut du contact si son e-mail n'est pas définie.
Site Internet	URL du site web du client.
MDP Web	Mot de passe pour Migal

Informations complémentaires

Nom du champ	Description
Alerte client	Au choix : (1) affiche une alerte lors de l'inscription ou création de devis (2) Bloque les nouvelles inscriptions et nouveaux devis
Type Facturation	`Entreprise HT` pour les entreprises. `Particulier` s'il s'agit d'une personne suivant la formation à titre personnel. `Entreprise TTC` est utilisé pour les entreprises étrangères.
Stat. Juridique	Le statut juridique dans le cas d'une entreprise.
Civilité	la civilité de la personne dans le cas d'un particulier. Paramétrable dans la liste des statuts juridiques.
Médecin Travail	Nom du médecin du travail. Utilisé dans le cadre de formations SST pour déclarer la session de formation à la médecine du travail du client (déclaration obligatoire).
SIRET	Numéro SIRET du client.
Rattach. com	Secteur commercial

Onglet Contacts

Affiche la liste des contacts. Pour modifier la liste, cliquez sur

Onglet Informations commerciales

Nom du champ	Description
Code NAF	Code APE.
Activité	Nom de l'activité correspondante au code APE.
Nb sal	Nombre de salariés
Remise	Taux de remise par défaut.
Groupe	Nom du groupe (groupement de clients, holding, siège, …) associé au client. Ce champs peut être utilisé à des fins statistiques. Vous pouvez soit saisir directement le nom du groupe soit sélectionner un client existant dans la base.

Onglet Informations comptables

Nom du champ	Description
N° Comptable	Numéro comptable utilisé pour le transfert en comptabilité.
Transféré Comptabilité	Indique si le client est transféré en comptabilité.
TVA Déf.	TVA appliquée lors du financement des formations.
N° TVA Intra	Numéro de TVA intracommunautaire.
Code Externe	Permet de stocker un numéro de client spécifique (pour faire le lien avec un autre logiciel).
Règlement	Mode de règlement par défaut.
Conditions paiem	Conditions de paiement par défaut.
Affacturage	Indique que les factures sont gérées par une société d'affacturage
Payeur / OPCA	Le financeur par défaut (OPCA ou autre client).
N° adhérent	Numéro d'adhérent pour l'OPCA (affichage sur les factures)

Onglet Adresse Facturation

Lorsque GesCOF génère une facture pour le client, il remplace l'adresse principale par l'adresse de facturation. Vous ne devez renseigner que les champs qui sont différents de l'adresse du client.

Nom du champ	Description
Destinataire Facture	Contact à associer au facture (pratique pour l'envoi par courriel)
Raison sociale	Nom de l'entité à facturer (taper ou sélectionner dans une liste)
Adresse	Lignes d'adresse
CP / Ville	Code postal et ville
Pays	Nom du pays

Contacts du client

Pour accéder aux contacts du client, cliquez sur le bouton .

Nom du champ	Description
Titre	Titre de civilité de la personne.
Nom	Nom du contact.
Prénom	Prénom du contact.
Fonction	Fonction au sein de l'entreprise. Vous pouvez soit saisir la fonction directement dans la zone de texte, soit sélectionner dans une liste en cliquant sur , soit sélectionner plusieurs fonctions dans une liste en cliquant sur .
Tél. Direct	Numéro de téléphone du contact. Par défaut, GesCOF utilise le numéro de téléphone de la fiche client.
Fax	Numéro de fax / télécopie.
Portable	Numéro de téléphone mobile.
Tél 2	Deuxième numéro de téléphone
Actif	La case est cochée lorsque le contact est utilisée.
Service	Nom du service en complément d'adresse à faire apparaître sur les courriers.
Mail	Adresse électronique utilisé par l'assistant d'envoi d'emails. Si ce champ est vide, GesCOF utilisera l'adresse email générale par défaut.
MDP Web	Mot de passe pour l'accès à Migal
Correspondant principal	Le contact est choisi automatiquement dans l'inscription
Abonnement	Utilisé dans le module marketing
Stop mailing	Utilisé dans le module marketing

Les contacts sont vos interlocuteurs, pas les stagiaires.

Barre d'outils

Bouton	Description
	Imprime la fiche client.
	Affiche l'historique des factures. Cet écran reprend les factures de sessions, les factures directes et les avoirs.
	Affiche la liste des actions commerciales (devis) pour ce client.
	Affiche la liste des sessions de ce client
	Affiche la liste des réservations commerciales (devis INTER). Vous pouvez ainsi visualiser tous les dossiers commerciaux qui vous ont permis de réserver des places sur des sessions ouvertes.
	Affiche la liste des contacts, participants et stagiaires rattachés à ce client.
	Affiche la liste de toutes les inscriptions (inter / intra)
	Affiche la liste de tous les contacts et permet l'envoie d'email avec Outlook®.
	Lorsque le client est un particulier, permet de créer sa fiche stagiaire à partir des informations de la fiche client.
	Ouvre l'espace de stockage dédié au client (permet de stocker des fichiers)

Menu Impressions

Nom du menu	Description
Fichier clients	Edite l'annuaire des clients. Possibilité de filter par secteurs commerciaux secteur commercial.
Fiche Signalétique - Fusion WORD	Crée un fichier csv contenant les données de la fiche du client sélectionné pour utiliser en fusion publipostage sous Word.
Fiche Signalétique Individuelle	Edite la fiche du client sélectionné.
Fiches Signalétiques (Toutes)	Edite les fiches individuelles de tous les clients.
Sessions réalisées	Edite la liste des sessions réalisées pour le client sélectionné.

Menu Suivi

Nom du menu	Description
Suivi des tâches	Permet de créer et afficher les tâches associées au client
Suivi courriers	Tableau de suivi des documents générés
Suivi marketing	Tableau de suivi des actions de l'assistant marketing
Suivi visites	Permet de créer et d'afficher les visites commerciale
Suivi des financements INTER	Tableau des financements des sessions INTER
Suivi des financements INTRA	Tableau des financements des sessions INTRA
Suivi des habilitations	Tableau des habilitations obtenues pour les sessions CACES, Electrique, SST, DPC, CATEC, SSIAP, FOAD, PRAP

Menu Outils

Nom du menu	Description
Basculer vers OPCA	Transfère le client vers le fichier des OPCA
Créer un lieu à partir de la fiche client	Permet de créer un lieu à partir des informations du client (raison sociale, adresse)
Accès FTP espace client	Ouvre le dossier Migal du client pour le transfert de fichiers