Définition

On appelle Stagiaire dans GesCOF toute personne ayant une fiche dans le fichier des Stagiaires. Il s'agit d'un participant d'une ou plusieurs sessions de formation.

Notion de participant :
Le participant est la personne inscrite dans une session.

Un stagiaire peut donc être plusieurs fois participant. Mais un participant ne doit correspondre qu'à un seul stagiaire.

ATTENTION :
Un participant n'a pas forcément de fiche stagiaire car il est possible d'inscrire des participants sans les créer dans le fichier des stagiaires. C'est à vous de vous assurer que votre participant est un stagiaire dans GesCOF. C'est facile : le stagiaire possède un numéro, pas le participant.

Avantages de créer des fiche stagiaire :
Grace au fichier des stagiaires, vous pourrez suivre précisément le parcours des stagiaires et imprimer des passeports de formations exhaustifs.

Fiche stagiaire

L'historique du stagiaire apparaît sur la partie droite de l'écran. Vous pouvez accéder aux sessions en double-cliquant sur leur numéro.

Informations signalétiques

Nom du champ	Description
Nom	Nom du stagiaire.
Prénom	Prénom du stagiaire.
Adresse	Adresse du stagiaire.
CP / Ville	GesCOF propose la commune correspondante au code postal. La correspondance code postal / ville est paramétrée dans laliste des villes.
Téléphone	Numéro de téléphone.
Email	Adresse électronique. Ce champ est indispensable pour utiliser les assistants emails de GesCOF.
Portable	Numéro de téléphone mobile.
Photo	Chemin d'accès du fichier contenant la photo de l'intervenant. Le bouton permet d'ouvrir l'explorateur pour rechercher le fichier. Le bouton permet de visualiser le fichier.
Ent / Client	Référence au client.
Contact	Contact client référent du stagiaire

Informations complémentaires

Nom du champ	Description
Fonction	Fonction du stagiaire au sein de son entreprise. Choisissez une fonction parmi une liste des fonctions. Vous pouvez choisir plusieurs fonctions en cliquant sur le bouton .
Matricule	Numéro de matricule du stagiaire.
Service	Nom du service auquel appartient le stagiaire.
Niveau	Niveau du stagiaire.
Abonnement	Ce champ permet d'indiquer que le stagiaire accepte de recevoir des informations commerciales.
MDP Web	Mot de passe web Migal. Le bouton permet d'envoyer le mot de passe par e-mail à l'adresse saisie dans Mail. Ce même bouton permet de générer un mot de passe aléatoire si le champ est vide.

Onglet d'informations individuelles

Nom du champ	Description
Lieu de naissance	Le lieu de naissance du stagiaire.
Date de naissance	La date de naissance du stagiaire. Utilisé dans le cas de formation en sécurité.
N° Sécu.	Numéro de sécurité sociale.
Nationalié	Nationalité du stagiaire;
Sexe	Cliquez sur M pour un homme et F pour une femme.

Onglet d'informations personnelles

Nom du champ	Description
Email Perso	Email personnel du stagiaire. l'adresse électronique saisie ici n'est pas prise en compte dans GesCOF. Pour utiliser l'assistant d'envoi d'email, vous devez saisir l'email dans le champ Email des informations signalétiques.
Téléphone Perso	Numéro de téléphone personnel.

Onglet d'informations SST

Cet onglet est utilisé pour les sessions SST.

Nom du champ	Description
F° Initiale	Date de la formation initiale. Lors de la validation du stage, GesCOF mettra à jour la date de la formation initiale.
N° Carte	Numéro de la carte de sauveteur obtenue. Lors de la validation de la formation initiale, GesCOF proposera un numéro de carte.
Date Dernier Recyclage	Date du dernier recyclage. lors de la validation du stage, GesCOF mettra à jour la date du recyclage.

Onglet d'informations complémentaires

Nom du champ	Description
Situation familiale	Situation de famille du stagiaire à choisir parmi les options proposées.
Tuteur	Nom du tuteur légal.
Nb enfants	Nombre d'enfants à charge.
T. COTOREP	Indique s'il s'agit d'un travailleur COTOREP.
Adresse	adresse du tuteur.
Tél Tuteur	Numéro de téléphone du tuteur.
CP / Ville	Code postale et ville du tuteur.
Fonction	Fonction du tuteur.

Barre d'outils

Bouton	Description
	Imprime la fiche du stagiaire.
	Affiche la liste des dossiers commerciaux associés à ce stagiaire. Ne fonctionne pas pour les dossiers commerciaux avec plusieurs stagiaires.
	Affiche la liste des stagiaires avec leurs adresses emails et permet l'envoi d'email avec Outlook.
	Crée la fiche Client à partir de la fiche stagiaire. A utiliser uniquement dans le cas de particuliers.
	Crée un contact client à partir de la fiche stagiaire.
	Affiche le planning du stagiaire.
	Fonction obsolète.
	Assistant permettant d'inscrire le stagiaire à plusieurs sessions. Utile dans le cas d'inscription à un parcours.

Menu Modules

Nom du menu	Description
Importation de données	Permet d'importer des stagiaires.
Fiche signalétique - Fusion Word	Créé un fichier contenant toutes les informations du stagiaire pour faire du publipostage.
Suivi habilitations	Affiche la liste de toutes les habilitations reçues.
Passeport Formation	Affiche le passeport du stagiaire (son historique) sur une période données.
Suivi analyse des évaluations	Utilisé par le modules optionnels des évaluations.
Accès FTP - Espace Stagiaire	Affiche le dossier FTP du stagiaire pour partager des fichiers avec lui.
Financement INTER	Affiche la liste des financements du stagiaire.