GesCOF vous aide à remplir votre déclaration du bilan pédagogique et financier qui doit être remise avant le 30 avril de chaque année à la Direccte.

Cet article explique quelles sont les implications de GesCOF sur le bilan pédagogique et financier. Il détaille chaque cadre de chaque page du bilan.

Le Cerfa 10443 du Ministère du Travail, de l'Emploi et de la Santé et sa notice explicative sont accessibles en ligne depuis le site du gouvernement.

GesCOF calcule les éléments nécessaire à l'élaboration du bilan pédagogique et financier.

Le module “Bilan pédagogique et financier” se situe dans le module additionnel de GesCOF. Pour le démarrer, ouvrez le menu Pilotage financier puis Aide au bilan pédagogique (module 2)

Une fois dans le module additionnel ouvert, ouvrez le menu Pilotage financier puis Bilan pédagogique.

Deux aides vous sont proposées :

• Aide au bilan pédagogique - Synthèse : affiche les résultats consolidés dans un document
• Aide au bilan pédagogique - Détails : affiche les résultats dans un classeur Excel®

Lorsque GesCOF calcule le bilan financier et pédagogique, il tient compte :

• Des session qui ne sont pas hors-bilan(cadre Action des sessions),

• Des plannings des sessions (étape 2 des sessions),

Assurez-vous qu'il n'y ait pas d'incohérence entre la valeur de Nb heures et planning de la session.

• Des financements des sessions (étape 3 des sessions INTER et étape 5 des sessions INTRA),

GesCOF tient compte uniquement des financements et non des factures et avoirs. Si vous modifiez des factures ou créez des avoirs, vous devez vous assurer du report des modifications dans le financement des sessions.

• Des participants dont le niveau n'est pas NI (étape 3 des sessions)

Si le paramètre BPNIVEAUFORMATIONPRODUIT est activé (valeur -1), c'est la niveau du produit qui est utilisé dans les calculs à la place du niveau des participants.

• Des clients qui ne sont pas étrangers (sauf pour la partie A6). Si le champ Pays du client est vide, GesCOF considère qu'il est en France.

Lorsque la date de début ou de fin de calcul est à cheval sur une session, GesCOF calcule de la façon suivante :

• Le nombre d'heures au réel en fonction du planning,
• Les montants financés au prorata des heures consommées.

Exemple :
Une session de 29 heures sur 5 jours, pour un financement de 1000 €, est découpée de la façon suivante :

Année N :

• Nombre d'heures de formation : 4h + 7h = 11h
• Financement : (1000 € / 29 heures) x 11h = 379 €

Année N+1 :

• Nombre d'heures de formation : 7h + 7h + 4h = 18h
• Financement : (1000 € / 29 heures) x 18h = 621 €

Le suivi journalier (menu Statistiques, puis Suivi Journalier puis Période Départements/Familles) vous permet de connaître le détail des calculs de GesCOF et d'identifier des éventuelles sessions en erreur.

Vérifiez les colonnes :

• H. Pers : nombre d'heures stagiaires
• CA Facturé : factures générées depuis la session
• Financé : montant total financé (comprenant produit de formation et produits complémentaires)
• Réalisé : montant réalisé sur la période, c'est-à-dire montant financé au prorata des heures réalisées sur la période de calcul.

Cette liste de cas n'est pas exhaustive.

• Le nombre d'heures ne correspond pas à la valeur attendue

Vérifiez vos plannings et les dates spécifiques des participants. Attention aux dates hors-bornes (dates en dehors de la période).

• Le montant facturé ne correspond pas au montant attendu

Il peut s'agir d'une session dédoublée sur laquelle tout a été facturé sur la session A.

Il peut s'agir d'une facture directe rattachée à une session. Les factures directes ne peuvent pas rentrer dans les calculs car elles n'ont pas été rattachées aux participants

• Le montant réalisé est différent du montant financé

Cela est normal dans le cas d'une session à cheval sur la période de calcul (une partie de la session n'est pas dans la période de calcul).

Dans les autres cas, cela met en évidence une incohérence entre la durée de la session et le planning.

• Des sessions ne sont pas présentes dans le listings

Soit les sessions n'ont pas été confirmées (elles sont restées à l'état prévisionnel), soit le produit n'a été associé à aucune famille.

Non fourni par GesCOF

Non fourni par GesCOF

Non fourni par GesCOF

Les informations sont issues des fiches intervenants.

Personnes de votre organisme dispensant des heures de formation :

Personnes extérieures à votre organisme dispensant des heures de formation dans le cadre de contrats de sous-traitance :

C'est la valeur par défaut d'un intervenant lorsqu'aucune option n'est sélectionnée.

Pour le calcul du bilan financier, il faut regarder :

1- Le statut des participants dans les sessions (étape 3 des session)

Les statuts des participants sont paramétrés les fichiers GesCOF : menu GesCOF puis Fichiers/Listes

2- Les fiches clients selon le type de financeur

• Pour un OPCA : le financeur doit être enregistré dans le fichier des OPCA
• Pour une entreprise : le financeur doit être enregistré dans les clients
• Pour un financement public (Pôle emploi, Etat …) : le financeur doit être enregistré dans les clients et le champ spécifique “Type payeur” (Clienx15) doit avoir une des valeurs suivantes : “Pole Emploi”, “Conseil Regional”, “Etat”, “Instance Europeenne” ou “Autre Ressource publique”.

Deux conditions sont nécessaires :

1. Le financeur est une entreprise (c'est-à-dire présent dans le fichier des CLIENTS),
2. le statut du participant est paramétré de la façon suivante :

Deux conditions sont nécessaires :

1. Le financeur est un OPCA (c'est-à-dire présent dans le fichier des OPCA),
2. le statut du participant est paramétré de la façon suivante :

• Cadre a “Pour la formation de leurs agents”

La valeur Origine Financeur du paramétrage du statut du participant est Agent pouvoir public.

• Pour la formation de publics spécifiques :

Le champ “Type payeur” (Clienx15) de la fiche du financeur (client) doit avoir une des valeurs suivantes :

La valeur Origine Financeur du paramétrage du statut du participant est Particulier.

L'option Sous-traitance est sélectionnée du cadre Action des sessions.

Pour cette partie, GesCOF ne vous affiche pas le détail selon le modèle Cerfa. Vous décidez de ce que vous souhaitez prendre en compte dans votre bilan parmi les éléments calculés suivants :

• les sessions hors bilan (sessions dont l'option Hors bilan est sélectionnée),
• les montants financés pour les clients étrangers (clients choisis au niveau de l'inscription),
• les revenus supplémentaires des sessions (étape 4 des sessions),
• les factures directes dont le champ Date réal est à l'intérieur des dates de calcul.

Les informations de cette page ne sont pas calculées par GesCOF.

Les statuts des participants (étape 3 des sessions) sont importants.

Les statuts des participants sont paramétrés dans le menu Fichier puis Statuts. Pour chaque statut, le champ Type stagiaire détermine où sont ventilés les chiffres dans le bilan pédagogique.

Le calcul dépendant de la valeur choisie dans le cadre Action des sessions (dans l'onglet Classification Bilan).

Provient du niveau des participants (dans l'étape 3 des sessions).

Provient de la spécialité de formation renseignée sur le produit.