Table des matières
Les avoirs
Les avoirs peuvent être créés manuellement ou automatiquement à partir d'une facture.
Description de l'écran
Créer un avoir manuellement
En créant un avoir manuellement, l'avoir ne fait référence à aucune facture dans GesCOF. Pour attacher un avoir à une facture, vous devez générer l'avoir à partir de la facture.
- Ouvrez le menu Facturation puis cliquez sur Avoirs.
- L'utilisation de l'écran est identique à celle de la facture.
- Pour rattacher l'avoir à une facture, ouvrez le menu Modules puis cliquez sur Rattache de l'avoir à une facture existante.
Assistant de création d'avoirs
Depuis une facture, ouvrez le menu Modules puis cliquez sur Création avoir sur facture en cours.
Les options diffèrent suivant le type d'avoir et le type de factures. Les différents cas pris en charges par l'assistant vous sont présentés en suivant.
Nous vous proposons 4 cas de créations d'avoirs avec ou sans refacturation :
Sélectionnez les options et remplissez les champs correspond aux cas puis validez en cliquant sur 
.
Pour les sessions :
Vous devez reporter les modifications dans le financement :
Vous devez reporter les modifications dans le financement :
- des participants concerncés en INTER (étape 3)
- du client en INTRA (étape 5)
- des revenus supplémentaires (étape 4)
Si vous ne reportez pas les modifications, votre facturation sera incohérente avec le financement (c'est-à-dire le prévisionnel) de votre session.
Avoir total avec refacturation
Refacturation à un autre financeur
Vous refacturez la totalité à un autre financeur. Par exemple : vous faites un avoir au client pour facturer l'OPCA.
| Etape 1 | choisissez l'option Faire un Avoir TOTAL avec Refacturation (par défaut) |
| Etape 2 | cochez L'avoir règle la Facture d'origine (par défaut) |
| Etape 3 | choisissez le nouveau financeur |
GesCOF propose comme nouveau financeur l'OPCA ou le client si le financeur d'origine est respectivement le client ou l'OPCA.
Refacturation à 2 financeurs
CAS 1 : la facture d'origine comprend un seul produit
Vous refacturez la totalité en ventilant sur deux financeurs. Par exemple : vous faites un avoir l'OPCA car il ne prend pas en charge la totalité de la formation et vous facturez l'OPCA en partie et le client.
| Etape 1 | choisissez l'option Faire un Avoir TOTAL avec Refacturation (par défaut) |
| Etape 2 | cochez L'avoir règle la Facture d'origine (par défaut) |
| Etape 3 | cliquez sur Générer 2 Factures |
| sélectionnez les destinataires | |
| saisissez le prix unitaire du destinataire 1 ou 2 (GesCOF calculera automatiquement la part de l'autre destinataire) |
CAS 2 : la facture d'origine comprend plusieurs produits
Vous refacturez la totalité en ventilant les produits sur des financeurs différents. Par exemple : vous faites un avoir à l'OPCA car il ne prend pas en charge les repas et vous facturez la formation à l'OPCA et les repas au client.
| Etape 1 | choisissez l'option Faire un Avoir TOTAL avec Refacturation (par défaut) |
| Etape 2 | cochez L'avoir règle la Facture d'origine (par défaut) |
| Etape 3 | sélectionnez les destinataires |
| Etape 4 | Sélectionnez les destinataires de chaque produit facturé |
Avoir total sans refacturation
| Etape 1 | choisissez l'option Faire un Avoir TOTAL sans Refacturation |
| Etape 2 | cochez L'avoir règle la Facture d'origine (par défaut) |
Avoir partiel
| Etape 1 | choisissez l'option Faire un Avoir PARTIEL (sans refacturation) |
| Etape 2 | cochez Mettre l'avoir partiel en règlement de la facture d'origine (par défaut) |
| saisissez le montant de l'avoir dans le champ Montant UNITAIRE HT de l'avoir |
Accès aux avoirs
- option Avoirs depuis le menu Facturation de l'écran d'accueil
- option Listing factures du menu Facturation depuis l'écran d'accueil.