Table des matières

La planification d'une session

Ecran planification session

la planification consiste à indiquer les dates et heures précises d'interventions. Il est également possible de préciser des salles et des modules (ateliers) pour chaque date.

Onglet Liste Dates de la Session

Cet onglet permet de visualiser et éditer la planification. A chaque ligne correspond une combinaison date/heure/intervenant/salle/module.

Pour saisir le planning, vous devez utiliser l'assistant de planification.

Description des champs

Nom du champ Description
Date Date de l'intervention.
Type Jour. Type de journée permet d'affecter des valeurs par défaut de durée, d'heure de début et de fin. Le type de journée est paramétrable.
Nb Heures Heures de début, de fin et durée de l'intervention. Ces valeurs sont définies par le type de journée mais peuvent être modifiées.
Valide Etat de validation des dates d'intervention pour le suivi comptable. En lecture seule uniquement. Accessible seulement depuis l'assistant des dates formateurs.
Intervenant Nom de l'intervenant.
Activité Non utilisée.
Salle Salle dans laquelle se déroule l'intervention.
Module Module particulier de l'intervention (ou atelier).
Lg Langue d'intervention.
Co Ani. Indique s'il s'agit d'une intervention en co-animation.

Tableau récapitulatif

Calcul Description
H. Valid. Nombre d'heures validées par le suivi comptable.
H. Session Nombre d'heures prévues dans la sessions.
H. Planifiées Nombre d'heures total d'interventions.
H. Hors co-Anim. Nombre d'heures d'intervention hors co-animation.

Lorsqu'il n'y a qu'un seul intervenant, le nombre d'heures planifiées (H. Planifiées) devrait être identique au nombre d'heures prévues dans la session (H. Session)

Onglet Répartition par Intervenant

Cet onglet permet de visualiser la liste des intervenants avec leur nombre d'heures.

Onglet Répartition par Module

Cet onglet permet de visualiser la liste des modules avec leur nombre d'heures.

Barre d'outils

Bouton Description
Obsolète. Permet de gérer le matériel de la session.
Ouvre l'assistant de planification.
Menu Description
Dates de la session Imprime le planning.
Dates par intervenant Imprime le planning de la session par intervenant.
Dates par modules Imprime le planning de la session par modules.
Menu Description
Exportation du Planning vers Excel Génère un fichier xls contenant le planning

Assistants de planification

Quelque soit l'assistant que vous utilisez, la saisie se déroule en deux étapes :

  1. la définition de l'intervention : choix de l'intervenant et du type de journée (heures de début, de fin et nombre d'heures), éventuellement de la salle et du module.
  2. la sélection des dates liées à l'intervention définie précédemment.

En utilisant les assistants, GesCOF vérifie que les intervenant soient disponibles avant de les planifier.

Assistant de planification de session

Cet assistant s'ouvre automatiquement si la session n'est pas planifiée. C'est l'assistant le plus complet.

1 - Définition de l'intervention

  1. Cliquez sur l'intervenant. Les intervenants sélectionnés dans l'étape 1 - Intervenants de la session s'affichent par défaut. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur le bouton Ajouter un intervenant
  2. Optionnel, sélectionnez une salle. La liste des salles associées au lieu de la session s'affiche. Cochez la case Toutes pour afficher toutes les salles enregistrées dans GesCOF.
  3. Sélectionnez le type de séance (ou type de journée) qui définit les heures de début, de fin et le nombre d'heures par défauts.
  4. Optionnel, sélectionnez un module.
  5. Ajustez si besoin le nombre d'heures, l'heure de début et l'heure de fin.
  6. Cochez la case Co-Animation si l'intervenant sélectionné est co-animateur (l'animateur principal doit être préalablement planifié).

Le planning de l'intervenant et de la salle s'affiche pour vous aider dans votre planification.

2 - Sélection des dates

Cliquez sur les dates du calendrier, une par une, pour sélectionner les dates. Votre sélection s'affiche sur la droite en ligne et sur le planning.

Pour supprimer une date, cliquez à nouveau sur la date à supprimer.

La fonctionne de contrôle de disponibilité de l'intervenant peut être désactivée en cliquant sur le bouton “NON” du cadre Bloque Double Planif. Nous vous conseillons de ne pas désactiver cette fonctionnalité.

Assistant de planification visuelle

Pour ouvrir cet assistant, cliquez sur le bouton depuis l'assistant de planification sessions.

1 - Définition de l'intervention

2 - Sélection des dates

Tous les intervenants compétents sur la famille du produit s'affichent. Cela implique que les compétences soient correctement saisies.

Le tableau qui s'affiche présente en ligne les intervenants et en colonne les journées du mois.

Chaque ligne correspondant à un intervenant est dédoublée : vous devez cliquer sur la ligne grise, la ligne blanche est un témoin de sélection.

Votre sélection s'affiche en dessous.

Pour supprimer une date, cliquez sur le bouton Suppression puis cliquez sur la date comme pour la sélectionner.