Deux notions sont à prendre en compte dans ce fichier : organisme et intervenant.

L'organisme correspond à l'entité juridique qui comprend un intervenant (cas de la micro-entreprise ou auto-entrepreneur) ou plusieurs intervenants.

Les intervenants (ou formateurs) sont les personnes physiques qui interviennent.

Ils peuvent être :

• des salariés de votre centre de formation (permanents ou vacataires),
• des bénévoles,
• des personnes extérieures.

Il s'agit de la partie gauche de l'écran.

Créez votre organisme de formation Créez une fiche au nom de votre organisme afin de pouvoir y rattacher des intervenants salariés.

Nom du champ	Description
Indépendant	Case à cocher dans le cas d'un intervenant indépendant facturant des honoraires. Lorsque cette case est cochée, l'organisme est assimilé à l'intervenant physique.
Organisme de formation / Société	Nom de l'organisme. Il peut s'agir du nom de l'intervenant lorsque celui-ci à créé son organisme à son propre nom. C'est le cas d'une EURL, d'un auto-entrepreneur par exemple.
Adresse	L'adresse du client jusqu'à deux lignes.
CP / Ville	GesCOF propose la commune correspondante au code postal. La correspondance code postal / ville est paramétrée dans la liste des villes.
Abr / Pays	Utilisé dans le cas de clients étrangers. Le code est proposé en sélectionnant le pays dans la liste déroulante.
Tél 1	Numéro téléphonique général.
Fax	Numéro de fax.
Tél 2	Second numéro de téléphone.
Site Internet	Le site web de l'organisme de formation.
Mail	e-mail de l'organisme. Si l'organisme est assimilé à l'intervenant, il faut saisir l'e-mail dans la fiche de l'intervenant pour qu'il puisse être utilisé dans l’assistant d'envoi d'e-mail]].
N° Formation	Numéro d'agrément de formation.
MDP Web	Mot de passe web Migal. Le bouton permet d'envoyer le mot de passe par e-mail à l'adresse saisie dans Mail. Ce même bouton permet de générer un mot de passe aléatoire si le champ est vide.
N° SIRET	Numéro SIRET de l'organisme.
N° URSSAF	Numéro d'enregistrement URSSAF de l'organisme.
Liste des intervenants	Il s'agit de la liste des intervenants de l'organisme. Les intervenants sont saisis dans partie droite de l'écran. Pour accéder à un intervenant, il suffit de cliquer sur son nom.
Observations	Zone d'observations diverses.
Informations Spécifiques Conventions	Zone d'informations spécifiques;

Il s'agit de la partie droite de l'écran

Nom du champ	Description
Civilité	Civilité de l'intervenant. La civilité est paramétrable dans l'écran des Titres.
Nom	Nom de l'intervenant.
Prénom	Prénom de l'intervenant.
Service	Nom du servivce dans lequel l'intervenant travaille. Liste auto-incrémentée.
Adresse	Adresse de l'intervenant sur deux lignes.
CP / Ville	GesCOF propose la commune correspondante au code postal. La correspondance code postal / ville est paramétrée dans la liste des villes.
Abr / Pays	Utilisé dans d'intervenants étrangers. Le code est proposé en sélectionnant le pays dans la liste déroulante.
Tél 1	Numéro téléphonique de l'intervenant.
Fax	Numéro de fax.
Portable	Numéro de téléphone mobile.
Email	e-mail de l'intervenant. Cet adresse e-mail sera utilisée dans l'assitant d'envoi d'e-mail.
Fonction - Profession	Ce champ permet de saisir la fonction de l'intervenant dans l'organisme ou sa profession dans le cas d'un intevenant indépendant. Ce champ peut être saisi de trois méthodes : soit en saisissant la fonction directement dans le champ, soit cliquant sur pour la sélectionner dans une liste paramétrable, soit en cliquant sur pour sélectionner plusieurs fonctions.
CV	Chemin d'accès du fichier contenant le CV de l'intervenant. Cliquez sur le bouton pour rechercher et sélectionner le fichier. Le bouton permet de visualiser le fichier.
Photo	Chemin d'accès du fichier contenant la photo de l'intervenant. Cliquez sur le bouton pour rechercher et sélectionner le fichier. Le bouton permet de visualiser le fichier.
N° compta	Numéro du compte de l'intervenant pour la liaison en comptabilité.
Internet	Identifiant (login) internet.
MDP Web	Mot de passe web Migal. Le bouton permet d'envoyer le mot de passe par e-mail à l'adresse saisie dans Email. Ce même bouton permet de générer un mot de passe aléatoire si le champ est vide.

Définir les compétences des intervenants consiste à associer les intervenants aux produits de formation.

Cliquez sur le bouton d'un intervenant pour afficher et définir ses compétences.

Cliquez sur le bouton d'un intervenant pour afficher et définir ses coûts et son statut par défauts.

• C'est la valeur par défaut lorsque vous créez un intervenant

• Cochez la case Indépendant dans la fiche de l'organisme

• Cochez la case Permanent

• Cochez la case Contrat de travail
• Renseignez le coût horaire brut
• Renseignez le coefficient de charge

• Cochez la case Permanent et Contrat de travail

Pour vos intervenants sous-traitants, vous pouvez renseignez leur coût. Vous pouvez détailler le coût de la prestation et des charges (hébergement, transport …).

• Lorsque votre intervenant à un tarif unique, il suffit de renseigner les champs Jour F.I. et Jour F.C..

Lorsque votre intervenant propose plusieurs tarifs, vous pouvez renseigner sa grille tarifaire.

Cliquez sur le bouton pour afficher l'écran de saisie multi-tarifs.

Exemple :

• Tarif formation management : 950 € / jour
• Tarif formation bureautique : 690 € / jour

Dans une session pour choisir le tarif de l'intervenant, vous devrez cliquer sur le bouton Select Tarif après avoir sélectionné l'intervenant (étape 1 de la session).

Il est possible d'associer des charges forfaitaires à l'intervenant (transport, hébergement …). Renseignez la zone Frais de déplacements.

Les plannings intervenant s’incrémentent au fur et à mesure qu’on les planifient sur des sessions. Il est possible dans GesCOF de gérer autre chose que de la formation et de noter des indisponibilités intervenant, c'est-à-dire intégrer dans le planning des intervenant autre chose que des heures formation (congés, RTT, préparation de cours, audit, déplacement…).

Cliquez sur pour ouvrir l'assistant d'indisponibilités.

1. sélectionnez les intervenants,
2. indiquez une heure de début et de fin (s'il s'agit de journées entières, laissez les valeurs par défaut),
3. tapez le motif ou choisissez le dans la liste,
4. deux façons de sélectionner les dates :
   • soit vous cliquez sur les jours du calendrier,
   • soit vous renseignez la date de début et de fin puis cliquez sur

Les jours qui apparaissent dans la liste à droite de l’écran correspondent au mois et à l’année sélectionnés dans le calendrier. Les jours qui apparaissent dans la liste à droite de l’écran correspondent au mois et à l’année sélectionnés dans le calendrier.