La diffusion et l’analyse d’un questionnaire dans GesCOF et EVAL’ONE

A savoir : Un tutoriel vidéo de quelques minutes est mis à votre disposition dans votre espace client afin de vous aider sur la création d’un questionnaire d’évaluation. Si vous préférez ce support, n’hésitez pas à la visionner

Pour rappel, Eval’One vous offre la possibilité de créer des questionnaires à froid, c’est-à-dire des questionnaires envoyés automatiquement avant ou après la formation et des questionnaires à chaud, soit pendant la formation.
Les questionnaires à froid devront être paramétrés avec l’aide de notre service technique pour qu’un mail soit envoyé automatiquement aux stagiaires ou aux clients. A vous de nous indiquer le délai souhaité. o Par ex, un questionnaire de pré positionnement sera programmé pour être envoyé 10 jours avant la formation. Eval’One calculera en fonction de la date de formation, à quelle date programmer l’envoi. Le stagiaire recevra un mail avec un lien d’auto-connexion pour répondre directement depuis un ordinateur, tablette ou smartphone.

Pour les questionnaires à chaud, la procédure est différente. Plusieurs options s’offrent à vous pour faire répondre vos stagiaires directement en salle.

1- Le SCAN QR CODE

Grâce à l’activation d’un paramètre dans GesCOF, vous pouvez faire apparaitre un QR Code d’auto connexion sur 2 documents :

Les tablettes et smartphones qui possèdent l’application QRCode pourront utiliser cette fonction et permettre aux stagiaires de s’auto-connecter sur le questionnaire en ligne. (vous pouvez télécharger gratuitement une application QRCode sur Google PlayStore ou AppStore)

Cette option requiert une connexion internet et le format de lecture est responsive sur tablette et Smartphone.

2- Les CODES D’ACCES

Si l’option QR Code ne vous convient pas, un paramètre dans GesCOF permet aux stagiaires et formateur de s’auto connecter grâce à des identifiants et mots de passe.

Comme pour les QRCodes, les liens de connexion se trouvent sur : - Les chevalets stagiaires - La liste stagiaire.

La saisie d’une simple URL sur un navigateur à partir d’un PC, tablette ou Smartphone vous permet d’accéder à la plateforme Eval’One.
Le stagiaire saisis ses identifiants et va pouvoir se connecter directement sur son profil. Si plusieurs questionnaires sont affectés à la session, il devra sélectionner le questionnaire à répondre.
Cette option nécessite également une connexion internet et le format de lecture est également responsive.
Les formateurs auront aussi la possibilité d’obtenir le lien directement par mail grâce à l’onglet confirmation Intervenant qui permet aux assistantes GesCOF de transmettre un mail avec le lien d’auto connexion à la session de formateur.

3- VERSION PAPIER

Les options précédentes requièrent une connexion internet pour saisir les réponses directement en ligne.
En l’absence de connexion internet (lors d’une formation INTRA où le formateur se déplace chez un client par exemple), les questionnaires peuvent avoir été préalablement édités et transmis au formateur ou imprimés par lui-même.
Une fois les questionnaires remplis par les stagiaires et transmis à l’équipe de gestion back-office, la saisie pourra se faire manuellement par l’équipe depuis GesCOF et ressaisir les réponses des stagiaires pour chaque questionnaire. Il est possible d’accéder au formulaire par le biais de l’onglet OUTILS FACETT / EVAL’ONE/ SUIVI DES REPONSES DE LA SESSION et saisissent les réponses des stagiaires via l’ONGLET SYNTHESE – SAISIE MANUELLE EVAL’ONE


Dans l’onglet 1, choisir le questionnaire à saisir.
Dans l’onglet 2 vous avez la liste des participants de la session, cliquer sur HTTP pour accéder saisir les réponses du stagiaire N1.

L’accès INTERVENANT affichera uniquement les questionnaires et rapports des sessions auxquels il est affecté.
L’accès STAGIAIRE ne permet que la saisie du ou des questionnaires affectés au participant.
Les utilisateurs GesCOF doivent saisir leur identifiant et mot de passe GesCOF pour entrer dans Eval’One OU ils peuvent accéder en auto connecté depuis n’importe quelle session, Outil / Outils Facett / Synthèse – Saisie manuelle Eval’One – Tableau de bord Eval’One
L’écran présente le TABLEAU DE BORD GENERAL

Dans le pavé Haut Gauche de tableau vous retrouvez le décompte des mails qui ont été envoyés en automatique.
En cliquant sur Invitations en Echec vous accéder à la liste des invitations qui n’ont pas pu être transmises pour diverses raisons (erreur sur le mail, automate black listé) et vous pourrez leur renvoyer l’invitation à la saisie en ligne manuellement.
Dans le pavé Haut Droite, vous retrouvez le décompte des dernières réponses.
Le pavé Bas Gauche, synthétise par graphique l’évolution de la satisfaction sur les 12 derniers mois et le pavé Bas droit, vous permet d’obtenir rapidement des pourcentages de satisfaction par critères (Période / Agence / Produit / Formateur/ Client)

L’onglet FORMATIONS liste l’ensemble des questionnaires par sessions et par mois. Cet écran fait apparaitre le numéro de la session, le libellé du stage, le lieu de formation (Inter) et le nom du client en complément pour les INTRA, le nombre de participants prévus dans la session et la période de formation.

La flèche vous permet de dérouler les questionnaires de la session et visualiser le nombre de réponses par questionnaires.
Vous pouvez également à partir de cet écran accéder directement aux éditions des rapports pour chaque questionnaire ou exporter les résultats sous Excel.

En cliquant directement sur le numéro de la session, vous accéder à l’ensemble des informations relatives à la session de la formation.

- Nom des stagiaires, des clients. Date des réponses transmises et si le stagiaire a répondu par invitation. Les boutons invitations vous permettent d’envoyer manuellement un questionnaire ou de le renvoyer manuellement si l’envoi automatique n’a pas pu fonctionner (erreur d’envoi, black list…) Vous pouvez renvoyer un questionnaire précisément ou utiliser l’assistant d’envoi invitations pour envoyer plusieurs invitations en une seule fois

L’ANALYSE DES REPONSES

Grâce à Eval’One vous allez également pouvoir accéder à une liste de plusieurs rapports et bilan pour l’analyse des réponses. Le bouton « EDITIONS » vous permet d’accéder directement à la liste.

L’onglet SYNTHESE SATISFACTION regroupe 3 statistiques qui analysent uniquement les réponses aux questions de satisfactions-

Le rapport Bilan de formation analyse les réponses de l’ensemble des stagiaires de manière globale. Il affiche un taux de satisfaction sur la formation en général et détaille également un taux de satisfaction question par question Le rapport Bilan par Stagiaire analyse les réponses stagiaires par stagiaire de 2 façons :

L’onglet SYNTHESE EVALUATION regroupe 3 statistiques qui analysent uniquement les réponses aux questions d’évaluation des connaissances. Leur but est de vous permettre d’analyser rapidement les résultats aux tests d’évaluation. Le rapport Bilan de formation analyse les réponses de l’ensemble des stagiaires de manière globale. Il affiche un taux de réussite sur la formation en général et détaille également sur 20 la moyenne question par question.

Le rapport Bilan par Stagiaire analyse les réponses stagiaire par stagiaire de 2 façons :

Les Synthèses vous permettent d’éditer l’ensemble des résultats (tous types de questions confondues) sous format de tableaux, de graphiques. Le Rapport des réponses NON Valorisées ne regroupe que les réponses dont les questions ont été typées non valorisées dans le questionnaire Le dernier document représente le questionnaire répondu par chaque stagiaire. Petite précision lorsque vous éditez un questionnaire d’évaluation, la bonne réponse est surlignée en vert. Ainsi si vous souhaitez éditer le questionnaire, le stagiaire pourra visualiser ses erreurs et avoir la correction du test.

A chaque fin de saisie des questionnaires sous Eval’One, le document est automatiquement imprimé en PDF et stocké dans l’onglet DOCS PDF GENERES